ГЛАВБУХ-ИНФО

К представительским расходам относятся расходы организации, связанные с официальным приемом и/или обслуживанием представителей других организаций, участвую­щих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руко­водящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий.

В состав представительских расходов входят:

• расходы организации на проведение официального приема (завтрака, обеда или ино­го аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению пе­ревода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, от­дыха, профилактики или лечения заболеваний.

При отнесении представительских расходов на себестоимость продукции обязательно соблюдение следующих условий:

• наличие приказа руководителя организации, которым определяется круг лиц, ответ­ственных за представительскую деятельность;
• наличие плановой сметы представительских расходов, утвержденной советом (прав­лением) организации на отчетный год в пределах установленных нормативов;
• наличие актов, составленных по установленной форме сотрудниками организации, на использование приобретенных товарно-материальных ценностей (работ, услуг) на представительские цели.

Для отнесения представительских расходов на себестоимость продукции в плановой смете должны быть указаны:

• дата и место проведения деловой встречи (приема);
• приглашенные лица;
• участники со стороны организации;
• конкретнее назначение расходов;
• величина расходов.

В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются полностью в размере фактически произведенных затрат.

Датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции разрешается толь­ко при наличии соответствующих первичных учетных документов, в состав которых могут входить платежные поручения, выписки банка по расчетному счету, расходные кассовые ордера, квитанции к приходным кассовым ордерам, авансовые отчеты, кассовые чеки, на­кладные, счета-фактуры, счета организаций питания, документы, подтверждающие оплату транспортных услуг, и др.

Представительские расходы отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами производимых расходов (кредит счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.).

Представительские расходы участвуют в формировании финансового результата организации за отчетный период. При формировании финансового результата за отчетный период указанные расходы совместно с другими расходами на продажу списываются в дебет счета 90 «Продажи» (субсчет 90–2 «Себестоимость продаж»).

Налоговые аспекты. В соответствии со ст. 264 НК РФ для целей налогообложения прибыли представительские расходы признаются в пределах норм.

Согласно установленному нормативу представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Для целей нормирования указанные расходы определяются нарастающим итогом по окончании налогового периода (отчетного года).

В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ представительские расходы в части, превышающей указанную предельную величину, не учитываются для целей налогообложения прибыли.

В соответствии с письмом Департамента налоговой и таможенной тарифной политики Министерства финансов РФ от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 при проведении официального приема в состав представительских расходов могут также включаться расходы организа­ции на алкогольную продукцию.

При этом установлено, что расходы на алкогольную продукцию могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок).