ГЛАВБУХ-ИНФО

Способы оплаты

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Если проездной билет приобретает сотрудник, то ему выплачивается денежная компенсация. Основанием для ее начисления может быть заявление сотрудника (с приложенным проездным документом) и приказ (распоряжение) руководителя организации.

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам

Проездные билеты нужно оприходовать в кассу. Ответственным за их сохранность является кассир. По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости. Типовых бланков для ведомости учета проездных билетов нет, поэтому организация может разработать эту форму самостоятельно (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами, должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом организации, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в трудовом (коллективном) договоре. Такой порядок следует из части 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником

Нет, не должна.

Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом. В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования. Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Бухучет

Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50
– оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО‑2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные через подотчетное лицо (на основании авансового отчета).

Списание проездных билетов отразите проводкой:

Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– списана стоимость использованных проездных билетов.

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников

1 марта ООО «Торговая фирма "Гермес"» через подотчетное лицо приобрело один месячный проездной билет на проезд в метро. Стоимость билета составляет 1270 руб. По правилам, установленным в организации, приобретенные билеты хранятся в кассе организации и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя организации. Выдачу и возврат проездных билетов кассир «Гермеса» фиксирует в специальной ведомости. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику организации А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. Использованный билет сотрудник возвратил в конце месяца.

В учете организации сделаны следующие записи.

1 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 1270 руб. – выдано под отчет для приобретения месячного проездного билета (на основании расходного кассового ордера);

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1270 руб. – оприходован в кассу проездной билет (на основании авансового отчета);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1270 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1270 руб. – возвращен проездной билет сотрудником;

Дебет 44 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1270 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

Ситуация: как отразить в бухучете приобретение для сотрудников безлимитных карточек на проезд в метро. За каждую карточку метрополитен взимает залоговую стоимость

При приобретении безлимитных транспортных карт метрополитена взимается залоговая стоимость. Залоговую стоимость возвратят покупателю при предъявлении работоспособной и неповрежденной карты в любой кассе метро (Правила пользования транспортными картами).

С 2011 года затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, в бухгалтерском балансе в качестве расходов будущих периодов (отдельной строкой) могут не отражаться. Они показываются в балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативно-правовыми актами по бухучету. И подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.

Такие правила предусмотрены пунктом 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

В связи с этим счет 97 «Расходы будущих периодов» используется не во всех случаях, в которых он применялся ранее. Этот счет можно использовать при условии, что соответствующие суммы прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих ПБУ. Либо суммы могут быть учтены на счете 97, если они отвечают следующим критериям:

• организация понесла расходы, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
• данные расходы не формируют стоимость материально-производственных запасов или показатель производственной себестоимости и не связаны с продажей товаров текущего периода;
• расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов и не влияют на финансовый результат текущего периода.

Оплата безлимитной карты метрополитена к расходам будущих периодов не относится и не является расходом текущего периода. Ведь деньги за карту выплачены заранее, до того, как сотрудники воспользовались услугами метрополитена. Следовательно, у метрополитена возникло встречное обязательство перед организацией (дебиторская задолженность) по предоставлению услуг в течение срока действия карты.

Поэтому денежные средства, выплаченные за карту, отразите в составе выданных авансов. В бухучете приобретение карты и внесение залога за карту отразите проводками:

Дебет 60 Кредит 71
– оплачена через подотчетное лицо стоимость карты (с учетом залоговой стоимости);

Дебет 009
– отражено выданное залоговое обеспечение.

Поскольку транспортная карта является собственностью метрополитена, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 2 ст. 8 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете 002 в условной оценке (Инструкция к плану счетов).

При получении карты сделайте проводку:

Дебет 002
– принята транспортная карта за баланс.

Движение транспортных карт внутри организации целесообразно отражать в журнале учета приема и выдачи транспортных карт метрополитена.

Ежемесячно в учете делайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 60

– списана часть стоимости карты (без учета залоговой стоимости).

При возврате карты эмитенту (в кассу метрополитена) сделайте проводки:

Дебет 50 Кредит 71
– внесены денежные средства за карту, сданную в кассу метрополитена, подотчетным сотрудником;

Дебет 71 Кредит 60
– списана залоговая стоимость карты.

При утере карты сотрудником ее залоговую стоимость учтите в составе прочих расходов:

Дебет 91-2 Кредит 60
– списана залоговая стоимость карты на расходы.

Если принято решение удержать стоимость карты с сотрудника, виновного в утрате, сделайте проводку:

Дебет 73 Кредит 60
– отражена задолженность виновного лица в размере залоговой стоимости карты.

При любом выбытии транспортной карты (например, возврате ее метрополитену) в учете сделайте проводки:

Кредит 002
– списана транспортная карта с забалансового счета;

Кредит 009
– списано выданное залоговое обеспечение.

Такие правила установлены в Инструкции к плану счетов (счета 002 и 009).

О том, как оформить и отразить в бухучете компенсацию стоимости проезда сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при оплате сотруднику расходов на проезд в общественном транспорте. Разъездной характер работ сотруднику не установлен

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/248). В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена. Если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252).

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

О начислении зарплатных налогов и взносов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.