Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными - ГЛАВБУХ-ИНФО

 

 

Разработка сайта:

Web-студия Интер

Главный редактор:

Ирина Зубова








Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными Печать E-mail

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

При приобретении товаров (работ, услуг) за наличный расчет для подтверждения расходов достаточно кассового чека. Наличие товарного чека в этом случае не обязательно (письмо УФНС России по г. Москве от 9 июля 2009 г. № 17-15/070490). Если организация приобретает товары (работы, услуги) у плательщиков ЕНВД, которые не применяют ККТ, для подтверждения расходов ей понадобятся товарные чеки, квитанции или другие документы, свидетельствующие об оплате. Об этом сказано в письме Минфина России от 22 октября 2009 г. № 03-01-15/9-470.

Документы в электронном виде

Понесенные расходы можно подтвердить электронными документами. Для этого документ, составленный в электронном виде, должен быть заверен электронной подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. Возможность оформлять документы с электронной подписью при совершении гражданско-правовых сделок предусмотрена статьей 4 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом в данной норме приводятся условия, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной.

По требованию контролирующих ведомств (например, при проверках) организация должна за свой счет обеспечить изготовление бумажных копий документов, составленных в электронном виде. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 11 января 2011 г. № 03-03-06/1/3, от 28 июля 2010 г. № 03-03-06/1/491, от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85, от 27 октября 2008 г. № 03-03-06/1/605.

Ситуация: как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг

Подтвердите расходы другими документами.

Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, если у организации нет акта об оказании услуг, для подтверждения расхода будет достаточно любого другого документа. Это может быть платежное поручение, кассовый чек, счет, квитанция и т. д. Например, подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства (договор, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д.). Подробнее об этом см. Как арендатору отразить в бухучете и при налогообложении арендные платежи.

Исключением являются случаи, когда составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, которые подтверждены только счетами-фактурами. Организация закупила товары и материалы для производственной деятельности. Накладные на передачу имущества поставщик не представил

Нет, нельзя.

Документами, служащими подтверждением расходов, могут быть первичные учетные документы (накладные, акты и т. д.). Счета-фактуры такими документами не являются. Они подтверждают произведенные затраты косвенно и могут служить лишь дополнением к имеющимся первичным документам. Следовательно, при расчете налога на прибыль организация не может учесть расходы, подтвержденные только счетами-фактурами. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 25 июня 2007 г. № 03-03-06/1/392. А в письме от 28 октября 2011 г. № ЕД-3-3/3537 ФНС России подчеркивает, что счета-фактуры могут применяться исключительно в целях подтверждения права на вычет «входного» НДС.

Некоторые суды признают, что для подтверждения расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, одних счетов-фактур недостаточно (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 декабря 2010 г. № А19-8821-2010, от 19 апреля 2006 г. № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1, Московского округа от 16 октября 2006 г. № КА-А40/9888-06-П).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации учесть при расчете налога на прибыль расходы, которые подтверждены только счетами-фактурами. Они заключаются в следующем.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Перечень таких документов также Налоговым кодексом РФ не ограничен. Поэтому организация вправе обосновать расходы на покупку товаров и материалов, в частности, счетом-фактурой и заключенным договором. Аналогичный вывод, в частности, содержится в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 3 марта 2008 г. № Ф04-1286/2008(1304-А46-25), Северо-Западного округа от 13 ноября 2006 г. № А56-47433/2005 и от 2 мая 2006 г. № А56-30073/2005.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, которые выданы от имени организации, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Официальная точка зрения контролирующими ведомствами по этому поводу не высказывалась.

На практике налоговые инспекции возражают против включения в расчет налогооблагаемой прибыли расходов по документам, составленным от имени незарегистрированных организаций. При этом представители налоговой службы ссылаются на положения:

  • статьи 153 Гражданского кодекса РФ, согласно которой сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Организация, не зарегистрированная в ЕГРЮЛ, юридическим лицом не является. Поэтому действия, совершенные с ее участием, сделками не считаются, а затраты, возникающие в ходе этих действий, расходами при расчете налога на прибыль не признаются;
  • статьи 252 Налогового кодекса РФ, согласно которой расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством. Документы, выданные незарегистрированными организациями, этому условию не отвечают, следовательно, они не могут быть доказательством понесенных расходов.

Арбитражная практика по рассматриваемой проблеме неоднородна.

Некоторые суды разделяют позицию и аргументацию налоговых инспекций. Они признают, что документы, выданные от имени несуществующих юридических лиц, не могут подтверждать расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (см., например, определения ВАС РФ от 16 июля 2009 г. № ВАС-8645/09, от 22 июня 2009 г. № ВАС-7288/09, от 1 августа 2008 г. № 9708/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 20 августа 2009 г. № Ф04-4936/2009(12814-А27-27), от 23 марта 2009 г. № Ф04-784/2009(307-А27-41), от 30 августа 2007 г. № Ф04-5844/2007(38736-А70-15), Восточно-Сибирского округа от 3 марта 2009 г. № А58-2927/08-Ф02-642/09, Волго-Вятского округа от 11 июня 2008 г. № А11-4047/2007-К2-19/179, от 17 декабря 2008 г. № А11-1174/2008-К2-23/18, от 10 мая 2007 г. № А39-2365/2006, Уральского округа от 25 июня 2009 г. № Ф09-7444/08-С3, от 18 июня 2009 г. № Ф09-4110/08-С2, от 2 марта 2007 г. № Ф09-1071/07-С2, Дальневосточного округа от 21 июня 2007 г. № Ф03-А51/07-2/1623, Северо-Западного округа от 7 июня 2007 г. № А21-4114/2006, Поволжского округа от 27 апреля 2007 г. № А55-28969/05-43).

В то же время есть ряд судебных решений, согласно которым при расчете налога на прибыль можно учесть расходы, подтвержденные документами незарегистрированных организаций. Принимая такие решения, судьи исходят из того, что:

  • покупатель (заказчик), приобретая товары (работы, услуги), не обязан проверять факты регистрации поставщиков (исполнителей) в ЕГРЮЛ. А законодательство не ставит возможность списания понесенных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли в зависимость от того, зарегистрированы контрагенты или нет. Такие выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 20 июня 2007 г. № Ф08-3465/2007-1408А, от 21 августа 2007 г. № Ф08-5231/2007-1980А, Восточно-Сибирского округа от 17 января 2007 г. № А19-14946/06-52-Ф02-7317/06-С1;
  • отсутствие сведений о поставщике (исполнителе) в ЕГРЮЛ не свидетельствует о том, что покупатель (заказчик) не совершал хозяйственных операций, в результате которых возникли спорные расходы. К такому выводу судьи пришли в постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 26 ноября 2008 г. № А82-14889/2007-28, от 11 марта 2008 г. № А43-32391/2006-16-861, от 29 января 2007 г. № А28-5938/2006-129/29, Центрального округа от 14 января 2008 г. № А36-1809/2006, Уральского округа от 4 февраля 2008 г. № Ф09-98/08-С3, от 23 августа 2006 г. № Ф09-7248/06-С2, Северо-Кавказского округа от 15 января 2007 г. № Ф08-6829/2006-2802А, Восточно-Сибирского округа от 24 августа 2005 г. № А33-29713/04-С3-Ф02-4080/05-С1, Московского округа от 3 ноября 2006 г. № КА-А41/9033-06;
  • глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит норм, которые запрещают принимать к учету первичные документы, выданные организациями, не зарегистрированными в установленном порядке (в отличие, например, от ст. 169 НК РФ, которая запрещает применять налоговый вычет по НДС на основании счетов-фактур, выставленных такими организациями). Это, в частности, подтверждается определением ВАС РФ от 18 сентября 2008 г. № 12064/08, постановлениями ФАС Центрального округа от 22 января 2009 г. № А54-2716/2007-С22, Северо-Кавказского округа от 1 апреля 2009 г. № А63-2906/2008-С4-30, от 16 июня 2008 г. № Ф08-3246/2008, от 28 августа 2008 г. № Ф08-5094/2008, Уральского округа от 25 июня 2008 г. № Ф09-4534/08-С2, Восточно-Сибирского округа от 20 февраля 2007 г. № А33-5820/06-Ф02-350/07, от 19 июля 2007 г. № А19-27250/06-Ф02-4068/07.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг), поставщик которых сдает в налоговую инспекцию «нулевые» декларации

Да, можно.

Добросовестное исполнение поставщиком обязанностей налогоплательщика не является обязательным условием для признания расходов у покупателя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сами по себе нарушения, допущенные контрагентами организации (в т. ч. искажение налоговой отчетности), не являются основанием для того, чтобы обвинить ее в получении необоснованной налоговой выгоды (п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53). Если организация действительно приобретала товары (работы, услуги) для использования в своей деятельности, а поставщик не отражал эти операции в отчетности, то при наличии правильно оформленных первичных документов включение таких расходов в расчет налоговой базы по налогу на прибыль правомерно (см., например, постановления ФАС Московского округа от 10 мая 2007 г. № КА-А40/3705-07, от 1 марта 2007 г. № КА-А40/814-07, от17 октября 2006 г. № КА-А40/9769-06).

Но если налоговая инспекция докажет, что в действительности товары (работы, услуги) не приобретались, а первичные документы оформлялись для завышения расходов, то организацию могут обвинить в получении необоснованной налоговой выгоды (п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53). В этом случае сделки, совершенные с контрагентом, будут признаны недействительными, а налоговые обязательства, вытекающие их этих сделок, пересчитаны с начислением штрафов и пеней.

Ситуация: какими документами в налоговом учете подтвердить расходы на приобретение имущества (работ, услуг) за границей. Имущество (работы, услуги) приобретено представительством организации за рубежом у резидента иностранного государства. Имущество (работы, услуги) принято к налоговому учету головным отделением организации в России

Подтвердить расходы, понесенные при приобретении имущества (работ, услуг) за границей, можно документами, оформленными в соответствии с нормами делового оборота страны, в которой совершена сделка.

При приобретении имущества (работ, услуг) такими документами могут быть контракты, передаточные акты, счета, а также документы, подтверждающие, что с продавцом (исполнителем) рассчитались. Кроме того, для обоснования затрат, понесенных за границей, можно использовать документы, косвенно подтверждающие факт расходов (таможенные декларации, приказы о командировках, проездные документы и т. п.). Такой вывод позволяет сделать пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. При этом документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Объясняется это тем, что официальное делопроизводство во всех организациях ведется на русском языке как государственном языке России (п. 1 ст. 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, ст. 68 Конституции РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 16 февраля 2009 г. № 03-03-05/23, от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, которые составлены в иностранной валюте

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие сделки оформлены документами, составленными в иностранной валюте.

Если речь идет о расходах, понесенных российской организацией в рамках внешнеторговых контрактов или за рубежом, то при расчете налога на прибыль их можно учесть, даже если документы, подтверждающие характер и размер затрат, составлены в иностранной валюте. Это объясняется тем, что первичные документы, оформленные по законодательству иностранных государств, могут подтверждать расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль российских организаций (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148). Например, документами, составленными в иностранной валюте, могут быть подтверждены расходы на оплату жилья или проезд за время пребывания сотрудника в загранкомандировке.

При определении налогооблагаемой прибыли расходы, выраженные в иностранной валюте, подлежат пересчету в рубли (п. 5 ст. 252 НК РФ).

Если же речь идет о расходах, понесенных российской организацией в сделках на внутреннем рынке, то они должны быть подтверждены документами, составленными в рублях. Дело в том, что налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). При этом понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ). Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях (п. 1 ст. 8 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Следовательно, в первичных учетных документах в качестве измерителей хозяйственных операций должны обязательно указываться рубли (письмо Минфина России от 12 января 2007 г. № 03-03-04/1/866).

Применительно к унифицированным формам первичной учетной документации аналогичная точка зрения отражена в постановлении Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 и в письме Росстата от 31 мая 2005 г. № 01-02-9/381.

Вместе с тем, в бухгалтерских регистрах активы и обязательства, выраженные в валюте, нужно показать и в рублях, и в валюте расчетов (п. 20 ПБУ 3/2006). Учетные регистры составляются на основании первичных документов (п. 1 ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Поэтому впоследних суммы расходов можно отразить через дробь двумя суммами рубли/валюта.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, в которых нет расшифровок подписей должностных лиц

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Официальная позиция по этому поводу контролирующими ведомствами не высказывалась.

На практике налоговые инспекции возражают против включения в расчет налогооблагаемой прибыли любых расходов, которые подтверждены документами, оформленными с нарушениями установленных правил.

Свою позицию представители налоговой службы мотивируют тем, что налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). При этом понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ, письмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/167).

Согласно пункту 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности первичные учетные документы обязательно должны содержать расшифровки подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Поэтому, если в документах, подтверждающих расходы организации, отсутствуют расшифровки подписей, при расчете налога на прибыль такие расходы учитывать нельзя.

Позиция налоговой службы находит поддержку в арбитражной практике (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 4 августа 2006 г. № Ф03-А73/06-2/2540 и от 31 мая 2006 г. № Ф03-А73/06-2/1369, Северо-Западного округа от 2 февраля 2006 г. № А13-1712/2005-28).

В то же время есть примеры судебных решений, из которых следует, что отдельные недостатки в оформлении первичных документов не влекут за собой автоматического отказа в признании расходов (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09, Северо-Кавказского округа от 28 февраля 2007 г. № Ф08-721/2007-293А). В частности, в постановлении от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09 ФАС Московского округа указал, что отсутствие расшифровки подписей в акте приемки выполненных работ (при наличии такой расшифровки в договоре на их выполнение) не может быть основанием для исключения затрат на оплату работ из налоговой базы по налогу на прибыль.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, которые не соответствуют унифицированным формам

Ответ на этот вопрос зависит от того, утверждены унифицированные формы документов, подтверждающих расходы, или нет.

Налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). При этом понятие «первичные учетные документы», а также порядок их принятия к учету следует определять в соответствии с законодательством о бухучете (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, если унифицированные формы первичных документов утверждены, то организация вправе признавать только те расходы, которые подтверждены документами, строго соответствующими этим формам.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учитывать при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, которые не соответствуют унифицированным формам. Даже если такие формы существуют. Они заключаются в следующем.

В настоящее время применяются унифицированные формы первичных документов, большинство которых утверждено постановлениями Госкомстата России. Чтобы эти ведомственные постановления приобрели характер нормативных правовых актов, обязательных для всеобщего исполнения, они должны быть зарегистрированы в Минюсте России и опубликованы в официальных изданиях. Иначе такие документы считаются не вступившими в силу и не влекущими за собой никаких правовых последствий. Об этом сказано в пунктах 8–10 Указа Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763.

Из этого следует, что организация не обязана применять унифицированные формы первичных документов, если они утверждены ведомственными нормативными актами, которые не прошли госрегистрацию и не были официально опубликованы. Даже при наличии таких форм организация вправе подтвердить свои расходы другими документами, составленными с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Такой вывод, в частности, подтверждается определением ВАС РФ от 20 октября 2008 г. № 11453/08 и постановлением ФАС Поволжского округа от 19 июня 2008 г. № А55-13067/07. Судьи разрешили организации учесть при расчете налога на прибыль транспортные расходы по документам, которые не соответствовали унифицированным формам учета работ в автомобильном транспорте, утвержденным постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Основанием для такого решения послужило то, что постановление Госкомстата России не прошло госрегистрацию и не было опубликовано.

Следует отметить, что выводы ФАС Поволжского округа можно распространить и на другие унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. В частности, на:

  • формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66;
  • формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;
  • формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Если унифицированные формы первичных документов не утверждены, документы, подтверждающие расходы, можно принять к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления;
  • название организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи ответственных должностных лиц (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Если документы, которыми организация подтверждает свои расходы, составлены с отступлением от этих требований, то налогооблагаемую прибыль такие расходы не уменьшают.

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/167, УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007 и от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636. Разделяют эту позицию и большинство арбитражных судов (см., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 3 июля 2006 г. № А11-7379/2005-К2-25/256, Северо-Кавказского округа от9 января 2007 г. № Ф08-6411/2006-2796А, Дальневосточного округа от 4 августа 2006 г. № Ф03-А73/06-2/2540).

В то же время есть примеры судебных решений, из которых следует, что отдельные недостатки в оформлении первичных документов не влекут за собой автоматического отказа в признании расходов (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 28 февраля 2007 г. № Ф08-721/2007-293А).

Срок хранения документов

По общему правилу документы, подтверждающие расходы, организация должна хранить не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом специальные правила хранения установлены в отношении документов, подтверждающих:

  • размер убытков, которые организация переносит на будущее, их нужно хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы, но не менее четырех лет (п. 4 ст. 283 НК РФ);
  • расходы в виде амортизационных отчислений четырехлетний срок хранения таких документов нужно отсчитывать с момента окончания начисления амортизации в налоговом учете.

 

 

addizbr

Подписаться на новости: