| Как хранить бухгалтерские документы |
|
|
Какие документы хранить обязательно Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В законах об акционерных обществах и об ООО приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации: первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. ООО обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в течение времени, установленного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве. Срок хранения Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит. В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, систем «клиент–банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104. Вместе с тем, в статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить в течение периода, установленного правилами архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, храните документы не менее пяти лет. А те, по которым установлен больший срок хранения, – в течение установленного в законодательстве срока. Особый порядок хранения установлен для документов, подтверждающих понесенный убыток для целей налогового учета (например, первичные документы, регистры налогового учета). Их храните в течение всего срока, в котором убыток будет уменьшать базу по налогу на прибыль. Это следует из пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ. После того как вся сумма убытка будет погашена, документы, подтверждающие его формирование, храните еще в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270). Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожаются на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Исключение составляют:
Место хранения Для хранения бухгалтерских документов организация должна оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте. Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Остальные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Счета-фактуры по мере их выставления и получения регистрируются в журнале учета в хронологическом порядке (п. 3 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Журналы учета хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи в них (п.13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Ситуация: можно ли хранить документы в электронном виде Да, можно. По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). В налоговом законодательстве также предусмотрена возможность ведения регистров налогового учета на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Налоговые декларации (расчеты) также могут быть представлены по установленным формам на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде (ст. 80 НК РФ). Таким образом, хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные организацией, налоговые декларации (расчеты) можно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314. Для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих ведомств необходимо делать копии электронных документов на бумаге (заверенные собственноручной подписью). Например, для контрагентов организации они послужат подтверждением понесенных расходов, а для налоговой инспекции – предметом налогового контроля (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях пунктов 1 и 7 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ. Ситуация: где организация должна хранить бухгалтерские документы филиала – в подразделении или головном отделении организации Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации. В акционерных обществах все бухгалтерские документы до передачи их в архив должны храниться как в головном отделении организации, так и в филиале (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Требования о том, что архив в акционерном обществе должен быть создан по местонахождению головного отделения организации, законодательство не содержит (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Значит, документы в любом случае могут храниться как в головном отделении организации, так и в филиале. В ООО документы должны храниться по местонахождению руководителя организации либо в другом месте, известном участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Значит, документы филиала могут храниться как в самом филиале (т. к. о его существовании известно участникам общества), так и в головном отделении организации (п. 2 ст. 50, ст. 5 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Ситуация: должна ли организация-правопреемник хранить документы реорганизованной организации Да, должна. При реорганизации организации-правопреемнику переходит все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н. В статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ сказано, что все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет. Значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70. Передача документов в архив Чтобы создать условия для хранения бухгалтерских документов, организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов создайте архив как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариате) (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) храните в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:
Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденнойприказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет Да, может. Порядок передачи документов в архив организации определен в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Однако соблюдать данные требования коммерческая организация не обязана (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, тоже можно передать в архив организации. Такой порядок предусмотрите, например, в Положении об архиве. Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы Да, можно (п. 1.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Порядок сдачи в архив электронных документов рекомендован решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Электронные документы организации сдаются в архив только после того, как они перестают использоваться в оперативной работе. В организации создается экспертная комиссия, которая проводит отбор электронных документов на электронных носителях. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:
Об этом сказано в пункте 2.1.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Также все операции, осуществляемые с электронными документами, при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов. Это следует из пункта 1.3.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Бухучет В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов). Если работы по формированию дел выполняются по гражданско-правовому договору, то начисленное вознаграждение отразите проводкой: Дебет 26 (44) Кредит 76 Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой: Дебет 26 (44) Кредит 70 Налогообложение указанных выплат осуществляется так же, как и по всем остальным трудовым договорам. Внимание: отсутствие (нарушение порядка и сроков хранения) бухгалтерских документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность. Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. За него предусмотрена налоговая ответственность. Кроме того, за несоблюдение порядка и сроков хранения учетных документов по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ). В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:
если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).
|