Возврат переплаты через организацию

За возвратом излишне удержанного НДФЛ человек может обратиться в организацию, которая удержала налог в качестве налогового агента. Для этого ему необходимо написать на имя руководителя организации заявление в произвольной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Возврат налога наличными не допускается, поэтому в заявлении должны быть указаны банковские реквизиты счета, на который налоговому агенту следует перечислять излишне удержанную сумму (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 17 февраля 2011 г. № 03-04-06/9-31).

Заявление о возврате налога человек может подать в течение трех лет с момента его удержания (п. 7 ст. 78 НК РФ). При этом право на обращение за возвратом налога не зависит от наличия трудовых (гражданско-правовых) отношений между человеком и организацией на дату подачи заявления. Например, заявление о возврате излишне удержанной суммы человек вправе подать в организацию и после увольнения из нее, но до истечения срока, предусмотренного для возврата налога. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-04-06-01/222.

Источниками для возврата переплаты могут быть предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:

• из доходов того же человека, у которого возникла переплата (например, если сотрудник, у которого была удержана излишняя сумма НДФЛ, продолжает работать в организации);
• из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация является налоговым агентом.

Это следует из положений абзаца 3 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Налоговые ставки, по которым был удержан НДФЛ, направляемый организацией на возврат переплаты, значения не имеют. Например, налог, рассчитанный по ставке 13 процентов, можно вернуть за счет сумм НДФЛ, начисленных по ставкам 9, 13, 30 или 35 процентов. Вместе с тем, налоговые агенты обязаны вести раздельный учет доходов (сумм НДФЛ), в отношении которых применяются разные налоговые ставки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Срок возврата

Погашенную сумму переплаты организация должна перечислить на банковский счет человека в течение трех месяцев со дня получения от него заявления на возврат. Если по истечении этого срока организация не вернет налогоплательщику переплату (полностью или частично), то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Об этом сказано в абзацах 3–5 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Организация сама обнаружила переплату

Если переплату по НДФЛ организация – налоговый агент обнаружит самостоятельно, она обязана сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 рабочих дней (абз. 2 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Форма и способ сообщения о наличии переплаты по НДФЛ Налоговым кодексом РФ не предусмотрены. Поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112.

Ситуация: может ли организация самостоятельно вернуть сотруднику сумму НДФЛ, удержанную по ставке 30 процентов. В течение года сотрудник стал налоговым резидентом

Нет, не может.

В рассматриваемой ситуации возврат излишне удержанного НДФЛ производится налоговой инспекцией по окончании налогового периода (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, письма Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-04-05/6-204 и от 21 марта 2011 г. № 03-04-06/6-48). Однако организация может зачесть (полностью или частично) сумму НДФЛ, удержанную по ставке 30 процентов, в счет НДФЛ, который должен удерживаться по ставке 13 процентов.

Если сотрудник непрерывно проработал в организации более 183 дней в году (например, с 1 января по 3 июля), то он приобретает статус налогового резидента (п. 2 ст. 207 НК РФ). Начиная с того месяца, в котором документально подтвержденный срок пребывания сотрудника в России превысил 183 дня, бухгалтер организации должен удерживать из его доходов НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ).

НДФЛ рассчитывается ежемесячно нарастающим итогом с начала года с зачетом ранее удержанных сумм налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Следовательно, суммы НДФЛ, удержанные по ставке 30 процентов до приобретения сотрудником статуса налогового резидента, подлежат зачету при удержании НДФЛ после того, как сотрудник стал резидентом.

Правомерность такого вывода подтверждается письмами Минфина России от 22 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-233, от 21 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-226, от 19 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-224, от 12 августа 2011 г. № 03-04-08/4-146 и ФНС России от 21 сентября 2011 г. № ЕД-4-3/15413, от 9 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9150.

Если по итогам года сумма НДФЛ, излишне удержанного по ставке 30 процентов, будет больше, чем сумма налога, удержанного по ставке 13 процентов, разницу сотрудник сможет вернуть через налоговую инспекцию (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). Для этого по окончании налогового периода он должен подать в налоговую инспекцию по месту своего учета декларацию о доходах по форме 3-НДФЛ. По просьбе сотрудника организация должна предоставить ему документы, необходимые для подтверждения доходов, а также начисленных и уплаченных в бюджет сумм НДФЛ. Например, форму 2-НДФЛ и справку с места работы, составленную на основании табелей учета рабочего времени. Продолжительность своего пребывания в России сотрудник может подтвердить копией паспорта с отметками пограничной службы о пересечении границы. Представлять в налоговую инспекцию справку, подтверждающую статус сотрудника (их выдает Межрегиональная инспекция ФНС России по централизованной обработке данных), для возврата излишне удержанной суммы НДФЛ не требуется. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 мая 2011 г. № АС-3-3/1855.

Пример зачета излишне удержанного НДФЛ сотруднику, который приобрел статус налогового резидента в течение года. Перерасчет НДФЛ за истекшие месяцы налогового периода и зачет излишне удержанной суммы сотруднику организация – налоговый агент производит самостоятельно

Гражданин Молдавии А.С. Кондратьев работает по трудовому договору в ЗАО «Альфа» с 4 мая 2012 года. Он прибыл в Россию 30 декабря 2011 года. До этого момента Кондратьев в России не был.

Организация ежемесячно начисляет Кондратьеву зарплату в сумме 25 000 руб.

За май–июнь 2012 года его доход составил 50 000 руб. (25 000 руб. × 2 мес.). На момент получения дохода (за май и июнь 2012 года) Кондратьев находился в России менее 183 дней. Поэтому за данный период с него был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов в сумме 15 000 руб. (50 000 руб. × 30%).

По состоянию на 1 июля срок пребывания Кондратьева в России в течение 12 месяцев, следующих подряд, составил 183 дня (с 30 декабря 2011 года по 1 июля 2012 года), то есть он стал резидентом. В связи с этим ранее удержанный налог бухгалтер пересчитал по ставке 13 процентов.

Права на стандартные налоговые вычеты Кондратьев не имеет. Сумма НДФЛ с доходов Кондратьева по ставке 13 процентов за май–июнь 2012 года составила 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). В регистре налогового учета по НДФЛ бухгалтер сторнировал начисление налога по ставке 30 процентов и начислил НДФЛ по ставке 13 процентов. Сумма излишне удержанного налога составила 8500 руб. (15 000 руб. – 6500 руб.).

В июле 2012 года Кондратьев написал заявление о зачете излишне удержанной суммы НДФЛ. Бухгалтер организации решил провести зачет самостоятельно. По результатам перерасчета он обратился в налоговую инспекцию с заявлением о зачете переплаты по НДФЛ по ставке 30 процентов в счет уплаты НДФЛ по ставке 13 процентов. Согласие инспекции на зачет было получено, поэтому до тех пор, пока переплата по налогу не была погашена, бухгалтер организации не перечислял в бюджет суммы НДФЛ, удержанные из доходов Кондратьева.

Для отражения в бухучете операций по удержанию НДФЛ бухгалтер организации открыл к счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчета:

• «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»;
• «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%».

Ежемесячно в мае и июне:

Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 7500 руб. – удержан НДФЛ по ставке 30 процентов;

Дебет 70 Кредит 50
– 17 500 руб. (25 000 руб. – 7500 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%» Кредит 51
– 7500 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов.

В июле:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 15 000 руб. (7500 руб. × 2 мес.) – сторнирован НДФЛ, ранее удержанный из доходов Кондратьева по ставке 30 процентов;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 6500 руб. (25 000 руб. × 2 мес. × 13%) – отражен НДФЛ, подлежащий удержанию из зарплаты Кондратьева за май–июнь по ставке 13 процентов;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 15 000 руб. – отражен зачет переплаты НДФЛ по ставке 30 процентов в счет уплаты НДФЛ по ставке 13 процентов (с разрешения налоговой инспекции);

Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за июль;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 3250 руб. – отражен частичный зачет НДФЛ, излишне удержанного по ставке 30 процентов, в счет НДФЛ, подлежащего удержанию по ставке 13 процентов, за июль;

Дебет 70 Кредит 50
– 25 000 руб. – выдана зарплата Кондратьеву за июль.

В августе:

Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за август;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 3250 руб. – отражен частичный зачет НДФЛ, излишне удержанного по ставке 30 процентов, в счет НДФЛ, подлежащего удержанию по ставке 13 процентов, за август;

Дебет 70 Кредит 50
– 25 000 руб. – выдана зарплата Кондратьеву за август.

В сентябре:

Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за сентябрь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 2000 руб. (15 000 руб. – 6500 руб. – 3250 руб. – 3250 руб.) – отражен частичный зачет НДФЛ, излишне удержанного по ставке 30 процентов, в счет НДФЛ, подлежащего удержанию по ставке 13 процентов, за сентябрь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 1250 руб. (25 000 руб. × 13% – 2000 руб.) – удержан НДФЛ из зарплаты Кондратьева за сентябрь;

Дебет 70 Кредит 50
– 23 750 руб. – выдана зарплата Кондратьеву за сентябрь;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%» Кредит 51
– 1250 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ из зарплаты Кондратьева за сентябрь.

Возврат переплаты через инспекцию

Предстоящих платежей по НДФЛ может быть недостаточно для возврата излишне удержанной суммы налога в течение трехмесячного срока, установленного абзацем 3 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. В этом случае налоговому агенту следует обратиться за возвратом недостающей суммы в налоговую инспекцию по месту своего учета.

Заявление о возврате излишне перечисленной суммы НДФЛ нужно подать в инспекцию в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления от налогоплательщика (абз. 6 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Поэтому решение о способе возврата переплаты (за счет предстоящих платежей или за счет средств, возвращенных инспекцией) налоговый агент должен принять сразу после получения заявления налогоплательщика (письмо Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112).

Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в порядке, установленном статьей 78 Налогового кодекса РФ (абз. 7 п. 1 ст. 231 НК РФ). До того как переплата поступит на расчетный счет организации, налоговый агент вправе вернуть человеку излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Следует отметить, что если организация ошибочно перечислила в бюджет НДФЛ в большей сумме, чем было удержано, то зачесть эту сумму в счет предстоящих налоговых платежей нельзя. По мнению налоговой службы, эта сумма не является излишне уплаченным налогом, поскольку она не удерживалась из доходов сотрудников, а поступила в бюджет за счет средств организации – налогового агента. Налоговые агенты не вправе платить НДФЛ за счет собственных средств (п. 9 ст. 226 НК РФ). Поэтому в такой ситуации возможен только возврат излишне уплаченной суммы как платежа, ошибочно перечисленного в бюджет. Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.

Если переплату решено вернуть за счет средств, возвращенных из бюджета, вместе с заявлением в налоговую инспекцию нужно подать:

• выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
• документы, подтверждающие факт излишнего удержания и перечисления НДФЛ.

Перечень таких документов законодательно не установлен. Однако на практике инспекция может потребовать от налогового агента:

• копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
• копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
• данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога. В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 9 августа 2012 г. № 03-04-06/6-229.

Пример возврата сотруднику излишне удержанного НДФЛ по ставке 13 процентов. Переплата возвращается за счет предстоящих платежей по НДФЛ, подлежащих удержанию и перечислению в бюджет из доходов сотрудников

В августе 2012 года сотрудник ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьев был в командировке. По возвращении он представил авансовый отчет, в котором отразил расходы на проезд к месту командировки и обратно на сумму 10 000 руб. Билетов, подтверждающих расходы на проезд, у него не было.

Несмотря на это, расходы на проезд были компенсированы Кондратьеву на основании его заявления и приказа руководителя. Возмещаемые расходы бухгалтер включил в налоговую базу по НДФЛ в августе. Сумма НДФЛ с компенсации командировочных расходов составила 1300 руб.

Ежемесячный доход Кондратьева составляет 8000 руб. Детей у Кондратьева нет. За период январь–август стандартные вычеты сотруднику не предоставлялись. Данные о начисленных доходах и удержанном налоге приведены в таблице.

 
В сентябре 2012 года Кондратьев представил в бухгалтерию авиабилеты на проезд к месту командировки и обратно. Одновременно он подал заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ в размере 1300 руб.

На основании этих документов бухгалтер «Гермеса» пересчитал совокупный налогооблагаемый доход Кондратьева за январь–август и скорректировал (сторнировал) сумму удержанного НДФЛ. Результаты корректировки представлены в таблице.

 
Общая сумма НДФЛ, удержанная из зарплаты всех сотрудников «Гермеса» за сентябрь, составила 130 000 руб. Из этой суммы бухгалтер «Гермеса» перечислил в бюджет только 128 700 руб. Разница в размере 1300 руб. была перечислена на банковский счет, указанный Кондратьевым в заявлении на возврат.

Операции, связанные с удержанием, пересчетом и уплатой НДФЛ в бюджет, отражены в бухучете «Гермеса» следующими записями.

В августе:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1300 руб. – удержан НДФЛ из компенсации командировочных расходов, документально не подтвержденных Кондратьевым;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 1300 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ, удержанный из доходов Кондратьева.

В сентябре:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 1300 руб. – сторнирована излишне удержанная из доходов Кондратьева сумма НДФЛ (в связи с документальным подтверждением расходов);

Дебет 20 Кредит 70
– 1 000 000 руб. – начислена зарплата сотрудникам организации за сентябрь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 130 000 руб. (1 000 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты сотрудников за сентябрь;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 128 700 руб. (130 000 руб. – 1300 руб.) – перечислен в бюджет НДФЛ за сентябрь;

Дебет 70 Кредит 51
– 1300 руб. – перечислен Кондратьеву излишне удержанный НДФЛ.

Сведения о доходах

По итогам налогового периода (не позднее 1 апреля следующего года) подайте в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ о доходах, полученных сотрудником от организации (п. 2 ст. 230 НК РФ). Подробнее об этом см. Как представить справку по форме 2-НДФЛ.