Формально действующее законодательство никак не ограничивает размер компенсации за использование работником личного автомобиля в служебных целях. В трудовом договоре можно прописать сколь угодно большой размер такой компенсации, и данные выплаты все равно не будут облагатьсяНДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако в Минфине России полагают, что работодатели все же не должны брать эти цифры «с потолка», а выводить их расчетным путем (письмо от 25.10.12 № 03-04-06/9-305).

Упомянутый выше пункт 3 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ все виды законодательно утвержденных компенсаций, связанных с выполнением работником своих трудовых обязанностей (в пределах установленных норм). Однако в Налоговом кодексе не предусмотрено норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях, равно как нет и порядка их установления.

Поэтому в данном вопросе необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса. А статья 188 ТК РФ гласит, что работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества в служебных целях. При этом размер возмещения расходов определяется в трудовом договоре.

Никаких ограничений на размер такого возмещения в Трудовом кодексе нет. Тем не менее, в Минфине полагают, что у работодателя должны быть расчеты, подтверждающие размер компенсаций. Кроме этого, понадобятся документы:
– подтверждающие принадлежность имущества работнику;
– фактическое использование имущества в интересах работодателя; 
– суммы произведенных расходов.

Источник: БухОнлайн.ру