Чем поможет эта статья:
Когда компания начинает деятельность вне основного офиса, встает вопрос: надо ли регистрировать обособленное подразделение в ИФНС? Часто ответ неочевиден. Ниже мы подробно разобрали все спорные случаи.

От чего убережет:
Если подразделение не зарегистрировано в инспекции, компании грозит целый ряд серьезных санкций.

Если компания открыла обособленное подразделение, то в течение месяца его нужно поставить на учет в налоговой. Для этого инспекторам надо подать сообщение по форме № С-09-3. Данное требование содержится в пункте 2 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Напомним, что по Налоговому кодексу РФ подразделение считается обособленным, если:
1) оно территориально обособлено от головного офиса;
2) в нем оборудованы стационарные рабочие места, причем на срок более месяца.

Предположим, организация открывает не просто подразделение, а филиал или представительство. Тогда этот факт обязательно должен быть отражен в уставе компании. Изменения в уставе тоже регистрируются в налоговой инспекции. Четких сроков для этого действующее законодательство не устанавливает. Зарегистрировав изменения в уставе, налоговики сами поставят филиал на учет.

Все понятно, если подразделение, только-только открывшись, сразу начинает работать. В этой ситуации сомнений не возникает: о новом адресе нужно оперативно сообщить налоговикам (внести и зарегистрировать изменения в устав). Но как быть, если подразделение еще пока не функционирует? Или сотрудники уже работают вне головного офиса, но как такового подразделения нет? В любой из подобных ситуаций налоговики могут посчитать, что у компании появился новый адрес. А раз так, то его надо регистрировать. Если же этого не сделано, инспекторы вправе выписать организации серьезный штраф, а также доначислить налоги (подробнее об этом см. ниже).

Рассмотрим ситуации, в которых налоговики нередко штрафуют компании за «сокрытие» филиалов (представительств или подразделений «без статуса»). В таблице мы привели рекомендации, стоит ли соглашаться с инспекторами. Некоторые ситуации рассмотрим более детально.

Подразделение создано только на бумаге 

Допустим, налоговики при выездной проверке увидели приказ о создании обособленного подразделения. Также инспекторы могут обнаружить положение о подразделении или приказ, назначающий его директора. Часто этого им бывает достаточно, чтобы заявить: подразделение уже создано, причем с даты приказа. Несмотря на то что новый офис существует только на бумаге, компании выставляют штраф.

То, что такие действия инспекторов незаконны, подтверждают суды. Ведь приказ о создании подразделения – это только намерение компании. А моментом, когда новый офис создан, судьи считают дату, на которую оборудованы рабочие места (постановление ФАС Московского округа от 17 января 2011 г. № КА-А40/16989-10 по делу № А40-168181/09-142-1421). Поэтому, если инспекторы доначислили вам серьезные суммы, например, за то, что ваша компания не уплачивала налоги по месту подразделения, можно смело обращаться в УФНС, а потом в суд. Разумеется, если на момент подписания приказа нового офиса действительно не было. Лучше, конечно, зафиксировать в бумагах «правильную» дату – то есть момент, когда подразделение будет готово к работе. Для этого обычно составляют приказ или акт, в котором обозначают, что рабочие места оборудованы и подразделение начинает функционировать с такой-то даты. В случае претензий этот документ нужно показать инспекторам.

Ну а оптимальный вариант – не издавать приказа о создании, пока не будут оборудованы рабочие места. Либо прописать в нем, когда подразделение будет считаться открывшимся. Например, при условии, что заключены договоры аренды, оборудованы рабочие места, заключены трудовые договоры с работниками.

Офис сняли (работников перевели, кассу зарегистрировали), но рабочие места еще не подготовлены 

Предположим, компания арендовала помещение для нового подразделения. Но работников еще не наняла. Соответственно, налоговиков о новом адресе не уведомляли. И за это получили штраф. Оспорить его тоже вполне возможно. Судьи в этом вопросе на стороне компаний. Ведь если заключен договор аренды, это еще не значит, что подразделение создано (определение ВАС РФ от 23 декабря 2010 г. № ВАС-17005/10 по делу № А70-10031/2009).

То же самое можно сказать и в случае, когда сотрудники (например, руководители) переведены в подразделение, но рабочие места для них еще не подготовлены. Иногда налоговики определяют, что подразделение создано по дате регистрации ККТ. Это тоже неверно, потому что одной кассовой техники для готовности к работе недостаточно.

В то же время дожидаться, когда подразделение начнет фактическую деятельность, не нужно. Направить сообщение налоговикам надо тогда, когда офис готов к работе. Основным признаком создания обособленного подразделения судьи называют фактическое его функционирование или способность к такому функционированию (постановление ФАС Московского округа от 8 апреля 2009 г. № КА-А41/2428-09 по делу № А41-11518/08).

Но обратите внимание на очень важный момент. Чтобы привлечь компанию к ответственности по пункту 2 статьи 116 Налогового кодекса РФ, инспекторам все-таки придется доказать, что подразделение деятельность ведет (определение ВАС РФ от 23 декабря 2010 г. № ВАС-17005/10).

Сотрудники работают в организации, которая по договору выступает заказчиком

Рассмотрим такую ситуацию. Компания отправляет сотрудников работать к заказчику работ или услуг. Здесь все зависит от того, кто создает и контролирует рабочие места. Если это делает заказчик, то у исполнителя обособленного подразделения не возникает. Разберем типичные примеры.

Компания проводит строительные, ремонтные, монтажные работы. Допустим, условия для работы создает заказчик, он же контролирует ход работ. Тогда нет оснований говорить о том, что подрядчик создал обособленное подразделение (постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 февраля 2010 г. по делу № А05-9705/2009).

Другое дело, если компания командирует работников на стройплощадку. Направлены они в командировку или используется вахтовый метод, значения не имеет (письмо Минфина России от 18 февраля 2010 г. № 03-02-07/1-67). Не важно и то, что работники могут сменяться и срок командировки каждого составит меньше месяца. Если в сумме работы длятся больше месяца, возникает обособленное подразделение.

Компания оказывает услуги по охране объектов. В этом случае помещения принадлежат заказчику услуг. Посты охраны оборудованы, как правило, им же. Поэтому обособленных подразделений у компании возникать не должно (постановление ФАС Московского округа от 20 декабря 2010 г. № КА-А41/15744-10).

Журнал «Главбух»  №5, март 2011

эксперт журнала «Главбух» 

О. Солдатова