ГЛАВБУХ-ИНФО

Все иные командировочные расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя, возмещаются последним (ст. 168 ТК РФ).

К таким расходам можно отнести:

• расходы по оплате услуг связи;
• дополнительные расходы, связанные с наймом жилья (в т.ч. на бронирование номера);
• расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
• расходы на получение визы;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы;
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
• другие расходы.

Организации имеют право самостоятельно в локальных нормативных актах (например, приказе) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов (ч. 2 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о служебных командировках). Перед направлением в командировку работник может согласовать с работодателем вопрос о дополнительных расходах, которые будут понесены в период командировки. Непредвиденные расходы могут быть обусловлены, например, выполнением возложенных на работника обязанностей (приобретение канцелярских принадлежностей, спецодежды), интересами направившей его организации (приобретение справочной литературы, материалов, сырья) и т.д.

Законом не установлено, в какой форме - письменной или устной - следует получить разрешение на дополнительные расходы, связанные с командировкой. Несение дополнительных расходов с ведома работодателя свидетельствует, что письменного разрешения последнего работник не получил, но интересы производства требовали их произвести и администрация знала о необходимости таких расходов и допускала их. Поэтому такое разрешение работодатель может как дать устно, так и оформить письменно.

Расходы, произведенные работником, подтверждаются прилагаемыми к авансовому отчету документами, например чеками магазинов и счетами. Все расходы обычно возмещаются по представлении таких документов. Исключения из этого правила могут быть установлены коллективным договором или локальным нормативным актом.