ГЛАВБУХ-ИНФО

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пре­делами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй -получателю материалов.

Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и, сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества.

Учет отходов должен способствовать обеспечению контроля за их сохранностью и ис­пользованием.

В случае последующего использования отходов на изготовление изделий (деталей и т. д.) их отпуск в производство оформляется выпиской требований-накладных.

Для распределения стоимости отпущенных в производство материалов по видам про­дукции и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов.

В указанной ведомости материальные затраты приводятся в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них — по заказам (ви­дам продукции) и статьям расходов.

Бухгалтерская служба организации обязана:

• проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы;
• производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы. При выявлении расхождений про­изводятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления. При осуществлении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу;
• определять совместно с другими заинтересованными службами (отделами) организа­ции отклонения фактического расхода материалов от установленных норм;
• регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах и подразделениях организации.

Документальное оформление операций по выбытию материалов. Выбытие мате­риалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением органи­зации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, вы­полняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.

Порядок вывоза и выноса с территории организации материалов, оформления пропус­ков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются организацией.

Списание материалов может осуществляться в следующих случаях:

• материалы пришли в негодность по истечении сроков хранения;
• материалы морально устарели;
• при выявлении недостач, хищений или порчи материалов, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.

Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации реше­ния о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответст­венных лиц.

Комиссией осуществляются следующие функции:

• непосредственный осмотр материалов;
• установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение усло­вий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т. д.);
• выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;
• определение возможности использования материалов на другие цели, или их продажи;
• составление акта на списание материалов (акт составляется по каждому подразделе­нию организации по материально ответственным лицам);
• представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченно­му им лицу;
• проведение совместно с экономическими службами организации оценки рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств и определение стоимости отходов (утиля, лома и т. п.);
• осуществление контроля за утилизацией не пригодных к дальнейшему использова­нию материалов.

В акте на списание материалов указывается:

• наименование списываемых материалов и их отличительные признаки; -количество;
• фактическая себестоимость;
• установленный срок хранения;
• дата (месяц, год) поступления материалов;
• причина списания;
• информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.

Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (ма­териалы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т. п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

Списание материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуще­ствляется на основании первичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

Документальное оформление и учет материалов в бухгалтерской службе. Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления.

В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству РФ и прави­лам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, со­общает об этом главному бухгалтеру.

По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные документы таксируются (если таксировка ранее не была проведена), т. е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения коли­чества материалов на учетную цену.

При обработке первичных учетных документов по учету материалов с помощью средств вычислительной техники таксировка может производиться на вычислительном центре или непосредственно на рабочем месте бухгалтера персональными средствами автоматизации учетных работ.

В первом случае склады и подразделения организации могут сразу передавать первич­ные учетные документы для автоматизированной обработки непосредственно в вычисли­тельный центр, минуя бухгалтерскую службу. В этом случае проверка первичных учетных документов осуществляется работниками вычислительного центра, а бухгалтерская служ­ба осуществляет последующий контроль.

В настоящее время применяются различные варианты учета материалов в бухгалтер­ской службе.

Так, аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) может вестись на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них — в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета материалов с использованием оборот­ных ведомостей:

1) в бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-суммового учета материа­лов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании пер­вичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сда­ваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями.

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разни­цей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях — только количественный учет.

В этих карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало сле­дующего месяца.

Используя данные этих карточек, бухгалтерская служба ежемесячно составляет обо­ротные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указываются:

• номенклатурный номер материала (в случае его наличия);
• наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, раз­мер, марка и т. д.);
• единица измерения;
• цена;
• остаток на начало месяца — количество и сумма;
• приход за месяц — количество и сумма;
• расход за месяц — количество и сумма;
• остаток на конец месяца — количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по груп­пам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подраз­делению).

Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, ко­торые должны содержать соответствующие отличительные признаки.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведо­мость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета мате­риалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгал­терской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

2) карточки аналитического учета бухгалтерской службой не ведутся. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости составляются так же, как в пер­вом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

При использовании второго варианта работа по учету материалов является менее тру­доемкой, так как в данном случае не требуется ведение карточек аналитического учета. Несмотря на это обстоятельство, учет материалов с использованием оборотных ведомо­стей все равно требует больших затрат времени и труда.

Более целесообразным в практике учета материалов считается использование сальдо­вого метода.

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре ма­териалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и синтетических счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом, как правило, исходя из учетных цен.

Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Материально ответственные лица складов и подразделений ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в некоторых случаях и суммо­вой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подраз­делению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяется правильность выведения остатков.

Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек -(книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру пере­носятся в сальдовую ведомость (сальдовую книгу) сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами.

Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому но­менклатурному номеру.

Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой ведомости. Затем выво­дятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом.

Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода), и хранится в бухгалтерской службе.

На основании сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в ко­торую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим скла­дам, подразделениям (местам хранения) в целом.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с дан­ными синтетического учета материалов.

В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим — саль­довый.

Оборотный и сальдовый методы учета применяются, как правило, при ведении учета вручную.

При автоматизированном учете материалов, т. е. обработке первичных учетных доку­ментов с использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислитель­ной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах, для бухгалтерской службы и склада (подразделения).

Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения мате­риалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них — по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ве­домостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движе­ния материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ве­домости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно. В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчет­ный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (подразделению, месту хранения).

Ежемесячно должна составляться сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов).

В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках ма­териальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп ма­териалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежеме­сячно сверяются с данными аналитического учета, т. е. с оборотными ведомостями и саль­довыми ведомостями (книгами).

Кроме сводной ведомости движения материалов организация может составлять ведо­мость распределения (ведомость расхода) материалов, в которой указываются корреспон­дирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения материалов составляется в стоимостном выражении. Как правило, формирование указанной ведомости осуществля­ется производственной группой (отделом) бухгалтерской службы.

При бухгалтерском учете материалов с использованием средств вычислительной тех­ники данные синтетического бухгалтерского учета, т. е. формирование показателей, отра­жающих движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтер­ского учета, отражаются непосредственно в результате обработки первичных учетных документов (приемных актов, накладных, требований и т. п.).

В этом случае накопительные ведомости по приходу и расходу материалов могут не составляться.