Обнаружить переплату может как сама организация, так и территориальное отделение внебюджетного фонда. Если переплату обнаружило территориальное отделение фонда, то в течение следующих 10 рабочих дней оно должно письменно известить об этом организацию (ч. 3 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Порядок возврата (зачета) взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (пеней и штрафов) зависит от причины, по которой у организации образовалась переплата, и способа, которым она возвращается. Возможны три варианта:

• организация по собственной инициативе (в т. ч. ошибочно) перечислила излишнюю сумму страховых взносов (пеней, штрафов) и зачитывает ее в счет имеющейся задолженности или в счет предстоящих платежей по страховым взносам;
• организация по собственной инициативе (в т. ч. ошибочно) перечислила излишнюю сумму страховых взносов (пеней, штрафов) и возвращает возникшую переплату на свой расчетный счет;
• излишняя сумма страховых взносов (пеней, штрафов) была принудительно взыскана с организации контролирующим ведомством.

Порядок зачета (возврата) сумм, излишне уплаченных самой организацией, регулирует статья 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Порядок зачета (возврата) сумм, излишне взысканных территориальными отделениями внебюджетных фондов, установлен статьей 27 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Сверка расчетов

При обнаружении переплаты может быть проведена совместная сверка расчетов по страховым взносам. Такую сверку проводят либо по предложению территориального отделения фонда, либо по инициативе организации. Результаты сверки оформляются актом. Об этом сказано в части 4 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Для оформления результатов сверки применяются:

• форма 21-ПФР – если сверка расчетов проводилась с территориальным отделением Пенсионного фонда РФ;
• форма 21-ФСС РФ – если сверка проводилась с территориальным отделением ФСС России.

Главбух советует: старайтесь проводить сверку расчетов не реже одного раза в год. Это позволит своевременно определить наличие переплаты и принять необходимые меры для зачета (возврата) излишне перечисленных сумм. Кроме того, предварительная инвентаризация обязательств (в т. ч. и перед внебюджетными фондами) является непременным условием для составления годовой бухгалтерской отчетности (п. 1 ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Зачет переплаты

Если у организации есть задолженность по пеням и штрафам за несвоевременную (неполную) уплату страховых взносов, то в первую очередь сумма переплаты направляется на ее погашение. Такое решение территориальное отделение фонда может принять самостоятельно. Однако организация вправе обратиться с заявлением о зачете переплаты в счет погашения задолженности по конкретному виду недоимки. Его можно составить в произвольной форме, так как унифицированная форма такого документа не установлена (утверждены только бланки о зачете переплаты в счет предстоящих платежей). Например, организация может подать:

• заявление о зачете переплаты по страховым взносам в счет погашения задолженности по пеням за несвоевременную уплату страховых взносов;
• заявление о зачете переплаты по страховым взносам в счет погашения задолженности по штрафам за неуплату страховых взносов.

В любом случае решение о зачете излишне уплаченных сумм в счет погашения задолженности по пеням и штрафам за несвоевременную уплату страховых взносов должно быть принято в течение 10 рабочих дней:

• с момента обнаружения переплаты, если организация не обращалась в фонд с заявлением о зачете в счет конкретного платежа;
• со дня получения заявления организации о зачете в счет конкретного платежа (если такое заявление подавалось);
• со дня подписания акта о сверке расчетов с внебюджетным фондом (если сверка проводилась);
• с момента вступления в силу решения суда (если организация добилась зачета через суд).

Такой порядок предусмотрен частями 8, 9 и 10 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Если задолженности по пеням и штрафам у организации нет, переплата засчитывается в счет предстоящих платежей по страховым взносам. Решение о зачете фонды принимают самостоятельно. Но если организация намерена конкретизировать условия зачета, она вправе изложить свои требования в заявлении:

• по форме 22-ПФР – если проводится зачет переплаты по взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование (заявление подается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ);
• по форме 22-ФСС РФ – если проводится зачет переплаты по взносам на обязательное социальное страхование (заявление подается в территориальное отделение ФСС России).

Решение о зачете переплаты по страховым взносам (пеням, штрафам) принимается:

• территориальным отделением Пенсионного фонда РФ – по форме 25-ПФР;
• территориальным отделением ФСС России – по форме 25-ФСС РФ.

Зачет проводится в течение 10 рабочих дней:

• с момента обнаружения переплаты фондом (если фонд проводит зачет самостоятельно);
• с момента получения заявления от организации (если зачет проводится по заявлению);
• со дня подписания акта совместной сверки (если такая сверка проводилась).

Такой порядок предусмотрен частями 6 и 7 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Зачесть излишне уплаченные суммы в счет имеющейся задолженности или в счет предстоящих платежей можно только в пределах таких же страховых взносов, поступающих в тот же внебюджетный фонд (Пенсионный фонд РФ, ФСС России, ФОМС России). Например, переплату в ФСС России по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством нельзя зачесть в счет недоимки или предстоящих платежей по взносам на обязательное медицинское страхование, которые зачисляются в ФФОМС. Это следует из положений части 21 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Пример зачета переплаты по взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование

В акте сверки расчетов по страховым взносам с территориальным отделением ПФР по состоянию на 1 декабря 2012 года зафиксированы:

• задолженность организации по пеням и штрафам за несвоевременную уплату взносов на обязательное медицинское страхование в ФФОМС в размере 10 000 руб.;
• переплата по взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР в размере 20 000 руб.;
• переплата по взносам на обязательное медицинское страхование в ФФОМС в размере 8000 руб.

Организация может зачесть переплату по взносам на обязательное медицинское страхование в счет погашения недоимки по пеням и штрафам, сложившейся перед ФФОМС, в сумме 8000 руб. Погасить оставшуюся сумму недоимки в размере 2000 руб. (10 000 руб. – 8000 руб.) за счет переплаты по взносам на обязательное пенсионное страхование организация не вправе: эти взносы поступают в другой внебюджетный фонд.

Переплату по пенсионным взносам в размере 20 000 руб. организация может зачесть в счет предстоящих платежей по этому же виду страховых взносов, поступающих в ПФР.

О проведении зачета или об отказе в проведении зачета отделение фонда должно письменно сообщить организации в течение пяти рабочих дней с момента принятия соответствующего решения. Сообщение передается представителю организации лично под расписку либо направляется по почте. В последнем случае сообщение считается полученным через шесть рабочих дней после отправки заказного письма. Об этом сказано в части 16 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Заявление о зачете организация может подать в течение трех лет с момента уплаты излишней суммы страховых взносов (ч. 13 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Ситуация: положены ли организации проценты за несвоевременный зачет излишне уплаченных взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование

Нет, не положены.

Если у организации возникла переплата по страховым взносам, то она вправе:

• вернуть переплату на свой расчетный (лицевой) счет;
• зачесть переплату в счет задолженности по пеням и штрафам либо в счет предстоящих платежей по страховым взносам.

Об этом говорится в части 1 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Вернуть переплату по страховым взносам территориальное отделение внебюджетного фонда обязано в течение одного месяца со дня получения заявления от организации (ч. 11 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Зачесть переплату оно должно в течение 10 рабочих дней:

• с момента обнаружения переплаты фондом (если фонд проводит зачет самостоятельно);
• с момента получения заявления от организации (если зачет проводится по заявлению);
• со дня подписания акта совместной сверки (если такая сверка проводилась).

Такой порядок предусмотрен частью 7 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

За задержку возврата излишне уплаченных страховых взносов организации положены проценты (ч. 17 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Однако это правило не применяется в отношении несвоевременно проведенного зачета. Поэтому, если отделение фонда опоздало с зачетом страховых взносов, организация не вправе рассчитывать на получение процентов за задержку. Статьей 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ это не предусмотрено.

Возврат переплаты

Чтобы вернуть переплату по страховым взносам на расчетный (лицевой) счет организации, в территориальное отделение внебюджетного фонда нужно подать заявление (ч. 11 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Заявление составьте:

• по форме 23-ПФР – для возврата переплаты по взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование (заявление подается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ);
• по форме 23-ФСС РФ – для возврата переплаты по взносам на обязательное социальное страхование (заявление подается в территориальное отделение ФСС России).

Заявление можно подать в течение трех лет с момента уплаты излишней суммы страховых взносов (ч. 13 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Перед тем как вернуть сумму переплаты, отделение фонда направит ее на погашение задолженности по пеням и штрафам за несвоевременную уплату страховых взносов (ч. 12 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Предварительно по инициативе отделения фонда или организации может быть проведена сверка расчетов по страховым взносам (ч. 4 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Решение о возврате переплаты (или об отказе в возврате) отделение фонда должно принять в течение 10 рабочих дней:

• со дня получения заявления (если сверка расчетов не проводилась);
• со дня подписания акта сверки (если сверка проводилась).

Такой порядок предусмотрен частью 14 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Решение о возврате переплаты по страховым взносам (пеням, штрафам) составляется:

• территориальным отделением Пенсионного фонда РФ – по форме 26-ПФР;
• территориальным отделением ФСС России – по форме 26-ФСС РФ.

О принятом решении отделение фонда обязано сообщить организации в письменной форме в течение пяти рабочих дней. Сообщение передается представителю организации лично под расписку либо направляется по почте. В последнем случае сообщение считается полученным через шесть рабочих дней после отправки заказного письма. Об этом сказано в части 16 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Вернуть переплату отделение фонда обязано в течение одного месяца со дня получения заявления от организации (ч. 11 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Ситуация: может ли контролирующее ведомство задержать возврат переплаты по взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование более чем на один месяц

Да, может. Но лишь на период камеральной проверки расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам, по которому возникла переплата.

Контролирующее ведомство обязано вернуть переплату в течение одного месяца со дня получения заявления от организации (ч. 11 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Но чтобы вернуть излишне уплаченную сумму, оно должно провести камеральную проверку расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам, по которому возникла переплата. Максимальный срок камеральной проверки – три месяца (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому если заявление о возврате переплаты было подано одновременно с расчетом, по которому возникла переплата, то срок возврата может увеличиться до четырех месяцев. Проценты за просрочку в пределах этого срока контролирующее ведомство платить не обязано.

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 15 мая 2008 г. № 03-03-06/1/317 и пункте 11 письма Президиума ВАС РФ от 22 декабря 2005 г. № 98. Несмотря на то что в указанных письмах рассматривался вопрос о сроках возврата переплаты по налогу, разъяснениями, приведенными в них, можно руководствоваться и при определении сроков возврата переплаты по страховым взносам.

Проценты за несвоевременный возврат

За задержку возврата излишне уплаченных страховых взносов (пеней, штрафов) организации положены проценты. Их можно рассчитать по формуле:

 
Такие правила установлены частью 17 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Проценты за задержку выплачивает территориальное управление Казначейства России при возврате переплаты. Оно обязано уведомить отделение фонда о дате и сумме возврата (ч. 18 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Отделение фонда, в свою очередь, контролирует правильность расчета процентов. Если проценты уплачены не полностью, отделение фонда в течение трех рабочих дней со дня получения уведомления о возврате, направляет территориальному управлению Казначейства России поручение на доплату недостающей суммы (ч. 19, 20 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Ситуация: может ли территориальное отделение внебюджетного фонда зачесть сумму причитающихся организации процентов за опоздание с возвратом переплаты по взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование в счет будущих платежей по страховым взносам

Нет, не может.

Если у организации возникла переплата по страховым взносам, то она вправе:

• вернуть переплату на свой расчетный (лицевой) счет;
• зачесть переплату в счет задолженности по пеням и штрафам либо в счет предстоящих платежей по страховым взносам.

Об этом говорится в части 1 статьи 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Вернуть переплату по страховым взносам отделение внебюджетного фонда обязано в течение одного месяца со дня получения заявления от организации (ч. 11 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). За задержку с возвратом излишне уплаченных страховых взносов организации положены проценты (ч. 17 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Зачет суммы причитающихся организации процентов в счет уплаты будущих платежей по страховым взносам Законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ не предусмотрен. Поэтому отделение фонда должно возвратить всю сумму процентов на расчетный (лицевой) счет организации (ч. 17 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Если сведения о переплате взносов на обязательное пенсионное страхование были представлены организацией в составе сведений (персонифицированного учета) и учтены в Пенсионном фонде РФ на индивидуальных лицевых счетах сотрудников, вернуть такую переплату нельзя (ч. 22 ст. 26 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Возврат излишне взысканных взносов

Если у организации была излишне взыскана сумма страховых взносов, пеней или штрафа, то ее можно вернуть. Возвращаемая сумма будет уменьшена на величину, зачтенную в счет погашения задолженности по пеням и штрафам за несвоевременную (неполную) уплату страховых взносов (если такая задолженность есть). Об этом сказано в частях 1 и 2 статьи 27 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Сумма излишне взысканных страховых взносов возвращается организации с процентами. Заявление о возврате излишне взысканной суммы можно подать в территориальное отделение внебюджетного фонда в течение одного месяца со дня, когда организация узнала об излишнем взыскании. Заявление составьте:

• по форме 24-ПФР – для возврата взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование (заявление подается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ);
• по форме 24-ФСС РФ – для возврата взносов на обязательное социальное страхование (заявление подается в территориальное отделение ФСС России).

Если месячный срок пропущен, то взыскать переплату можно только через суд. Обратиться в суд с исковым заявлением организация вправе в течение трех лет. Такие правила установлены частями 5 и 6 статьи 27 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Решение о возврате излишне взысканной суммы принимается в течение 10 рабочих дней со дня получения соответствующего заявления от организации (ч. 3 ст. 27 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Решения о возврате (зачете) излишне взысканной суммы страховых взносов (пеней, штрафов) составляются:

1. Территориальным отделением Пенсионного фонда РФ:

• по форме 26-ПФР – при возврате излишне взысканной суммы страховых взносов (пеней, штрафов);
• по форме 27-ПФР – при зачете излишне взысканной суммы страховых взносов (пеней, штрафов).

2. Территориальным отделением ФСС России:

• по форме 26-ФСС РФ – при возврате излишне взысканной суммы страховых взносов (пеней, штрафов);
• по форме 27-ФСС РФ – при зачете излишне взысканной суммы страховых взносов (пеней, штрафов).

Проценты за несвоевременный возврат

Территориальное отделение фонда должно вернуть излишне взысканную сумму в течение одного месяца со дня получения заявления от организации. Проценты должны быть начислены за период со дня, следующего за днем взыскания, по день возврата. Проценты можно рассчитать по следующей формуле:

 
Такие правила установлены частью 9 статьи 27 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Проценты выплачивает территориальное управление Казначейства России при возврате излишне взысканных страховых взносов. Оно обязано уведомить отделение фонда о дате и сумме возврата (ч. 10 ст. 27 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Если проценты уплачены не полностью, отделение фонда в течение трех рабочих дней со дня получения уведомления о возврате направляет территориальному управлению Казначейства России поручение на доплату недостающей суммы (ч. 11, 12 ст. 27 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Ситуация: как вернуть или зачесть пенсионные взносы, излишне уплаченные (взысканные) до 1 января 2010 года

Суммы излишне уплаченных (взысканных) пенсионных взносов по состоянию на 31 декабря 2009 года включительно подлежат зачету (возврату) в порядке, предусмотренном статьями 26 и 27 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (ч. 3 ст. 60 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поскольку до 2010 года правильность начисления и уплаты пенсионных взносов контролировали налоговые инспекции (п. 1 ст. 25 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ), на практике начиная с 1 января 2010 года организации могут только вернуть излишне уплаченные (взысканные) суммы. В связи со сменой администратора доходов Пенсионного фонда РФ зачет в отношении этих сумм не применяется.

Чтобы вернуть излишне уплаченную или удержанную сумму пенсионных взносов, организации следует обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ:

• с заявлением по форме 23-ПФР – для возврата излишне уплаченных сумм;
• с заявлением по форме 24-ПФР – для возврата излишне взысканных сумм.

Территориальное отделение Пенсионного фонда РФ рассмотрит заявление организации с учетом информации, имеющейся в ведомости уплаты страховых взносов (форма № АДВ-11) и отчетности по пенсионным взносам. Если наличие переплаты по пенсионным взносам подтвердится, то территориальное отделение Пенсионного фонда РФ примет решение по форме 26-ПФР о возврате излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов (пеней и штрафов по ним).

Решение о возврате вместе с копией заявления от организации территориальное отделение Пенсионного фонда РФ направит в налоговую инспекцию по месту учета организации.

В течение пяти рабочих дней со дня получения указанных документов налоговая инспекция оформит заявку на возврат суммы пенсионных взносов и направит ее в территориальное отделение Федерального казначейства. Отделение Федерального казначейства исполнит заявку инспекции и возвратит на счет организации сумму излишне уплаченных пенсионных взносов. Документы, подтверждающие возврат средств организации, будут направлены в инспекцию. Инспекция в свою очередь передаст их в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.

Такие разъяснения содержатся в письме от 11 августа 2010 г. ФНС России № ЯК-17-8/58 и Пенсионного фонда РФ № АД-30-24/8509.

Подтверждается такой подход и арбитражной практикой (см., например, постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2011 г. № КА-А40/5074-11).