ГЛАВБУХ-ИНФО

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них) (п. 7 Положения о служебных командировках).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командировки и выезда из него, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник.

Таким образом, оформление командировочного удостоверения при командировке является обязательным. Именно этот документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке. Отсутствие такого документа или отметок в нем не позволит организации доказать обоснованность расходов, произведенных в связи с командировкой (см. Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 по делу N А29-800/2009).

Если отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены по объективным причинам, например проведение переговоров с физическими лицами, не имеющими печати, то факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, а именно:

• приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
• проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
• счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Указанный перечень приведен в письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

Порядок документального подтверждения нахождения работника в командировке в тех случаях, когда отметки в командировочном удостоверении отсутствуют, целесообразно закрепить в локальном нормативном акте (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

В письмах от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244, от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 Минфин России указывал, что приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одинаковое назначение. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности было необязательно. Поэтому, если был издан приказ о командировании, командировочное удостоверение можно было не оформлять. Суды ранее придерживались следующей позиции: если имеется приказ о командировке, то в целях признания расходов оформление командировочного удостоверения необязательно и его отсутствие не влечет необоснованности командировочных расходов (Постановления ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2, ФАС Западно-Сибирского округа от 07.05.2007 N Ф04-2644/2007(33834-А45-14)).

Однако в настоящее время в связи с введением Положения о служебных командировках, где командировочное удостоверение указано в качестве документа, подтверждающего расходы работодателя на командировку наряду со служебным заданием, следует признать обязательность его оформления.

Ситуация из практики. Нужно ли оформить командировочное удостоверение, если работник направляется в командировку за границу?

Командировочное удостоверение оформляется на основании решения работодателя (п. 7 Положения о служебных командировках). Такое удостоверение является подтверждением срока пребывания работника в командировке.

Для работника, командированного в одну из стран СНГ, командировочное удостоверение может стать единственным документом, который подтвердит срок его командирования. Пограничные органы могут быть не уполномочены ставить в документах отметки о пересечении государственной границы страны - участника СНГ, если с ней подписано межправительственное соглашение о безвизовых поездках граждан обеих стран. Например, российскому гражданину разрешен въезд на территорию Украины или Белоруссии на основании паспорта РФ (Протокол от 24.03.2005 "К Соглашению между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о взаимных безвизовых поездках граждан от 30 ноября 2000 года", Нота МИД России от 02.02.2007 N 3544/кд). Однако отметки о въезде на территорию названных государств и выезде с нее во внутреннем паспорте гражданина РФ ставить запрещено. Это следует из п. п. 5 и 6 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).

На сайте МИД России (www.mid.ru) приведен список стран - участниц СНГ с упрощенным порядком въезда.

Если работник направляется в командировку за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, с которыми Россия не заключала межправительственные соглашения, отменяющие какие-либо отметки о пересечении государственной границы в документах для въезда и выезда, командировочное удостоверение оформлять не нужно (п. 15 Положения о служебных командировках). В этом случае дни пребывания работника в командировке определяются по отметкам пограничной службы о въезде в страну и выезде из нее.

Командировочное удостоверение составляется по форме N Т-10. В нем указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество работника, его структурное подразделение и должность. В командировочном удостоверении должно быть указано место назначения - страна, город, организация (например, "Россия, г. Тверь, ООО "Монтажспецстрой"). Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания. В командировочном удостоверении указываются реквизиты паспорта или заменяющего его документа. Подписывает командировочное удостоверение руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

На оборотной стороне командировочного удостоверения ставится дата, когда работник отбыл в командировку. Дата выбытия заверяется подписью уполномоченного лица (работника кадровой службы, бухгалтера, начальника соответствующего структурного подразделения или руководителя организации) и печатью организации. По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется аналогично. Если работник в течение командировки перемещается в разные территориальные пункты в рамках выполнения одного поручения, то прибытие и выбытие из мест назначения также заверяются подписью уполномоченного лица и печатью. Последняя отметка в командировочном удостоверении отражает прибытие в место постоянной работы.

Оформление командировочного удостоверения при однодневной командировке

Согласно ранее применяемой Инструкции командировочное удостоверение можно было не выписывать, если работник должен был вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован (п. 2 Инструкции). Минтруд России указал, что п. 2 Инструкции продолжает действовать и, следовательно, при направлении в однодневную командировку командировочное удостоверение выписывать не обязательно (письмо от 14.02.2013 N 14-2-291).

Однако анализ Положения о служебных командировках, принятого в соответствии со ст. 166 ТК РФ, позволяет сделать иной вывод.

Пунктами 7, 15 этого Положения предусмотрен единственный случай, в котором командировочное удостоверение не оформляется, - при направлении работника за пределы России (за некоторыми исключениями). Таким образом, при направлении работника в однодневную командировку следует руководствоваться общими правилами и оформлять командировочное удостоверение. Аналогичной точки зрения придерживается Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1.

22.10.2013