ГЛАВБУХ-ИНФО

Прием посетителей можно разделить на три вида:

1. Прием сотрудников своего учреждения по текущим делам.
2. Прием представителей других организаций, в том числе делегаций.
3. Прием посетителей по личным вопросам.

Секретарь в приемной обязан позаботиться о том, чтобы на дверях приемной была вывешена табличка с указанием дней приема посетителей. Запись на прием лучше производить предварительно, в соответствующем журнале приема посетителей.

Секретарь, обязан понимать, что посетитель любого ранга без исключения, может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. О представителях вышестоящих организаций секретарь докладывает лично.

Секретарь должен попросить посетителей подождать, он входит в кабинет руководителя и сообщает об ожидающем приема посетителе. При этом следует назвать фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос по которому он хотел бы переговорить.
Секретарь в приемной может доложить руководителю о посетителе с переговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает пройти в кабинет.

Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителей в верхней одежде.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь вправе самовольно решить, доложить руководителю немедленно или записать его на прием. В случае отказа секретарь называет посетителю точную дату и время, когда его примут.

Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущем вопросам, секретарь обязан:

• знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время и пропускать их беспрепятственно;
• довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;
• определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;
• сообщить руководителю о посетителе с помощью телефона.

Нередко посетители идут на прием к руководителю с вопросом, который может быть решен другим работником. Секретарь должен знать распределение обязанностей между руководящими работниками учреждения, чтобы направить посетителя к компетентному в решении того или иного вопроса сотруднику.

Организуя прием командированных работников, секретарь обязан:

• выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;
• отметить командировочное удостоверение;
• оказать помощь в подборе необходимых материалов;
• выяснить, обеспечен ли командировочный специалист гостиницей, если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут передвижения (транспорта) от гостиницы к учреждению.

Если на прием прибывает делегация, то следет позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.

В случае необходимости и по просьбе руководителя, секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителям чай или кофе.

Никоим образом нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема, как правило, отводятся определенные часы и дни.

Во время проведения всех видов приема секретарь принимает все телефонные вызовы, переадресует заместителям руководителя вопросы, требующие немедленного решения. Во время приема нельзя пропускать в кабинет руководителя сотрудников, не имеющих отношения к этому приему.

По окончанию беседы и после принятия решения, руководитель поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.