|
В справках описываются или подтверждаются различные факты и события. Обычно справки бывают двух видов:
— содержащие информацию, необходимую в процессе управлении (например, бухгалтерские справки, справки по персоналу);
— подтверждающие те или иные юридические факты и выдаваемые заинтересованным лицам.
Для целей управления постоянно требуется различная производственная информация, одним из способов передачи которой являются справки. Справки могут быть внутренними (для руководства или для параллельной структуры) и внешними (например, для головной компании).
Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, составляемые по запросам внешних организаций, подписывает руководитель предприятия. В справках для внешних пользователей указывают дату или период времени, к которому относятся запрашиваемые сведения. Такие справки имеют обязательный реквизит «Заголовок к тексту».
Если и справке излагают данные по нескольким вопросам, то она разбивается на разделы и подразделы. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчивается точкой.
Содержимое справки может быть оформлено в виде таблицы, содержащей цифровую или словесную информацию о нескольких объектах по ряду признаков.
Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Названия граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ администрации обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы.
Содержательная часть справки, составляемая по просьбе работника, начинается с его фамилии, имени и отчества (полностью) в именительном падеже, затем излагается запрашиваемая им информация.
Если справки регистрируют в специальном журнале, то необходимо указать порядковый номер документа.
В справке обязательно должна стоять дата.
ООО “Истина'
Справка № 2
«26» января 2009 г.
Г-жа Муравьева Раиса Евгеньевна работает секретарем в ООО «Истина». Оклад - 15 ООО руб. в месяц.
Справка выдана для представления в ДЕЗ-4.
Нач. отдела кадров Подпись Криге Ф. Г.
М. П.
В конце справку подписывает уполномоченное на то лицо, и она заверяется печатью организации.
"Настольная книга кадровика" (практические рекомендации под ред. Г. Ю. Касьяновой).
|
