ГЛАВБУХ-ИНФО

Для документального оформления хозяйственных операций, отражающих процесс дви­жения основных средств, и достижения основных целей их бухгалтерского учета в органи­зации должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии с утвержденным графиком.

Приказом или распоряжением по организации необходимо определить круг лиц, на ко­торых возлагается ответственность за сохранность и перемещение объектов основных средств, за правильное и своевременное оформление этих операций, определить должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов на приобретение, ввод в эксплуатацию, перемещение и списание основных средств.

Для оформления документации на поступающие основные средства приказом или рас­поряжением руководителя организации должна создаваться комиссия в составе соответ­ствующих должностных лиц, в том числе главного бухгалтера, и лиц, на которых преду­сматривается возложение ответственности за приемку и сохранность поступающих объек­тов основных средств.

Для учета движения основных средств организации должны применяться следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7:

В зависимости от назначения, состава и количества объектов основных средств для оформления и учета операций по приему, приему-передаче объектов основных средств между организациями используются:

• акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооруже­ний) по форме № ОС-1 (применяется для отдельного объекта основных средств, не отно­сящегося к зданию и сооружению);
• акт о приеме-передаче здания (сооружения) по форме № ОС-1а (применяется только для зданий и сооружений);
• акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (хроме зданий, сооружений) по форме N9 ОС-16 (применяется для групп объектов основных средств, не относящихся к зданиям и сооружениям).

Акты в количестве не менее двух экземпляров составляются комиссией с заполнением всех необходимых реквизитов и должны иметь все необходимые подписи.

К актам должна прилагаться техническая документация, относящаяся к данным объек­там основных средств. Указанные акты применяются для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

При поступлении объектов основных средств данные формы оформляются:

• для объектов, не требующих монтажа,— в момент приобретения;
• для объектов, требующих монтажа,— после приема их из монтажа и сдачи в эксплуа­тацию;
• поступивших по договорам купли-продажи, мены имущества» дарения, финансовой аренды, путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собст­венных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов основных средств и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательст­вом в особом порядке.

Например, при приобретении объектов недвижимости или транспортных средств в ус­тановленных законодательством случаях помимо актов о приеме-передаче объектов ос­новных средств необходимы и иные документы, в частности документы, подтверждающие их государственную регистрацию. До получения свидетельства о государственной регист­рации объекты недвижимости и транспортные средства не подлежат принятию к бухгал­терскому учету и остаются в составе незавершенных капитальных вложений.

Установлено, что к незавершенным капитальным вложениям относятся не оформлен­ные актами о приеме-передаче объектов основных средств и иными документами (включая документы, подтверждающие государственную регистрацию объектов недвижимости в ус­тановленных законодательством случаях) затраты на строительно-монтажные работы, при­обретение зданий, оборудования, транспортных средств и иных материальных объектов длительного пользования.

В актах предусмотрен реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость», ко­торый заполняется при оформлении прав на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

В случаях приобретения объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в формах № ОС-1 и № ОС-1а предусмотрен раздел 1, в котором указываются сведения о состоянии объекта на дату передачи. Данный раздел заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер.

В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указываете» сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации объекта.

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли или изготовления их для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

Раздел 2, включающий сведения об объектах на дату их принятия к бухгалтерскому учету, заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.

В актах данные об объектах основных средств, находящихся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей соб­ственности.

При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности). Кроме того, в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в ино­странной валюте (условных денежных единицах), то на первой странице актов приводятся сведения о наименовании иностранной валюты» ее сумме по курсу ЦБ России на дату, вы­бранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика основных средств.

После оформления акты с приложенной технической документацией передаются в бух­галтерию организации, где на объект основных средств открывается инвентарная карточка (книга).

Данные приема и выбытия объекта из состава основных средств вносятся в инвентар­ную карточку (книгу) учета объектов основных средств.