ГЛАВБУХ-ИНФО

Учет основных средств ведется бухгалтерией по объектно.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

Инвентарным объектом признается объект основных средств со всеми приспособ­лениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, пред­назначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособ­ленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, об­щее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый вхо­дящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Если один объект состоит из нескольких частей, сроки полезного использования кото­рых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный ин­вентарный объект.

Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких органи­заций, отражается в учете каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

Для организации бухгалтерского учета и обеспечения сохранности основных средств каждому инвентарному объекту основных средств должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер.

Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом. В тех случаях, когда инвен­тарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается от­дельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, уста­новлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.

Инвентарные номера выбывших объектов основных средств не рекомендуется при­сваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по оконча­нии года выбытия.

Для учета наличия объектов основных средств, а также учета движения их внутри орга­низации бухгалтерией открывается:

• на каждый объект — инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6;
• на группу объектов — инвентарная карточка группового учета объектов ос­новных средств по форме № ОС-6а;
• для объектов основных средств малых предприятий — инвентарная книга учета объектов основных средств по форме № ОС-6б.

Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта и находятся в бухгалтерии.

Записи в инвентарных карточках (инвентарной книге) производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N8 ОС-1, № ОС-1 а, № ОС-16) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные дан­ные по объекту основных средств: срок полезного использования, способ начисления амортизации, отметка о не начислении амортизации (если оно имеет место), индивидуаль­ные особенности объекта.

На объект основных средств, полученный в аренду, для организации учета указанного объекта на забалансовом счете в бухгалтерской службе арендатора рекомендуется также открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по ин­вентарному номеру, присвоенному арендодателем.

Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая прове­дение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или спи­сание, отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов. Инвентарные карточки (книга) являются основным регистром аналитического уче­та объектов основных средств.

В инвентарную карточку записывают только главные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, ограничиваясь двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.

Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в одной инвентарной карточке (форма № ОС-6а).

При значительном изменении качественных и количественных показателей в характе­ристике объекта в результате реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования прежнюю инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный (модернизированный, дооборудованный, достро­енный) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке в соответствии с указанной выше Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы.

В организациях, имеющих небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществляться в инвентарной книге (форма № ОС-66) с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.

При наличии большого количества объектов основных средств по месту их эксплуата­ции учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем до­кументе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном но­мере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетиче­ского учета основных средств.

Оперативный контроль за использованием основных средств в организации осуществ­ляется на основе данных бухгалтерского и оперативного учета, а также технической доку­ментации. К числу показателей, характеризующих использование основных средств, отно­сятся, в частности: данные о наличии основных средств с подразделением их на собствен­ные или арендованные; установленные и неустановленные, действующие и неиспользуе­мые; данные о рабочем времени и простоях по группам основных средств; данные о вы­пуске продукции (работ, услуг) в разрезе объектов основных средств и др.

Отражение в бухгалтерском учете поступления основных средств будет различным в зависимости от источников поступления и условий их получения. Однако в любом случае в первичных учетных документах, отражающих поступление основных средств, должны содержаться данные о количестве и стоимости каждого объекта основных средств. В про­тивном случае у бухгалтера не будет достаточных оснований для принятия таких основных средств к учету.

Перемещение основных средств внутри организации оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме № ОС-2.

Данная форма применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. На­кладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписыва­ется ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарные карточки (книгу) учета объектов основных средств, которые помещаются в картотеку по новому ме­стонахождению.

Для оформления приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации (восстановление основных средств) применяется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию» модернизацию.

Акт утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицо и сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй эк­земпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).

В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть вне­сены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремон­том, реконструкцией и модернизацией.

Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним организа­циям оформляется актом (по форме № ОС-1, № ОС-1а или № ОС-16), на основании кото­рого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке (книге) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а или № ОС-66).

При списании объектов основных средств из-за их непригодности к дальнейшему ис­пользованию, невозможности или неэффективности их восстановления требуется оформ­ление других первичных учетных документов.

Для оформления документации на списание указанных выше объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возло­жена ответственность за сохранность объектов основных средств.

Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители инспекций, на кото­рые в соответствии с законодательством возложены функции регистрации и надзора на отдельные виды имущества.