ГЛАВБУХ-ИНФО

Почему эти документы важны:

Налоговики могут снять представительские расходы и вычеты НДС по ним, если не будет подтверждающих документов или они будут составлены неверно.

В чем часто ошибаются:

Сведения, указанные в разных подтверждающих документах, не соответствуют «первичке» или друг другу.

Когда потребуются документы

Сначала давайте вспомним, какие, собственно, расходы относятся к представительским (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Это затраты на:

– официальный прием (завтрак, обед и т. п.);

– буфетное обслуживание;

– доставку участников переговоров к тому месту, где они проходят;

– услуги переводчиков.

Этот список инспекторы считают закрытым. Но при желании с ними можно поспорить, так как суды придерживаются противоположного мнения (см., например, постановление ФАС Московского округа от 3 сентября 2010 г. № КА-А40/10128-10).

Обратите внимание: в состав представительских расходов можно включить затраты на переговоры как с контрагентами компании, так и с потенциальными партнерами. Чиновники также разрешили учитывать расходы и на прием граждан, которые не представляют какие-либо компании. Причем даже несмотря на то, что в Налоговом кодексе РФ упомянуты только переговоры с представителями организаций. Об этом сказано в письме Минфина России от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2/64. Значит, по аналогии можно списать в состав представительских и затраты на встречи с предпринимателями.

Подпадают под представительские и расходы на прием участников, прибывших на заседания совета директоров (правления). Но вот если компания принимает представителей своих же филиалов, расходы лучше не учитывать.

Где проводятся деловые встречи, значения не имеет. Переговоры можно вести и в офисе компании, и на территории контрагента. А также в ресторанах, кафе и т. д. Не стоит только учитывать расходы на встречи в бильярдных, залах для игры в боулинг. Даже если партнеры занимались там исключительно деловыми вопросами, налоговикам это не докажешь.

Нередко, чтобы организовать прием, компании привлекают профессионалов. А те уже оформляют зал для переговоров, организуют фуршет, подарки и т. п. В этом случае обратите внимание на конкретные услуги, которые указаны в счете. И не учитывайте те расходы, которые не входят в закрытый перечень. Например, затраты на оформление зала для переговоров (письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176). Если же вы спишете такие затраты, то готовьтесь к спору с инспекторами. К счастью, судьи в этом вопросе на стороне компаний (постановление ФАС Московского округа от 3 сентября 2010 г. № КА-А40/10128-10).

Каким требованиям должны соответствовать бумаги

Практика показывает, что инспекторы дотошно изучают все бумаги, относящиеся к представительским расходам. Конечно, теоретически то, что расходы неоправданны, должны доказывать налоговики (определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П). Но часто получается так, что обосновывать затраты компании приходится именно бухгалтеру. И без полного комплекта бумаг тут не обойтись.

Так что, если не хватает каких-то первичных документов по конкретным расходам на официальный прием, при расчете налога эти затраты лучше не учитывать.

Кроме того, нужно проследить, чтобы в бумагах не было расхождений. Например, бывает так, что в приказе и акте названы разные места переговоров. При таком несоответствии инспекторы скорее всего снимут расходы на официальное мероприятие и доначислят налог на прибыль. Другой пример – даты первичных документов не соответствуют дате мероприятия, указанной в акте.

Еще совет. Не стоит подходить к бумагам формально. Нужно привести конкретные виды расходов, их суммы. А описание переговоров не ограничивать одной шаблонной фразой (например, «обсуждение условий сотрудничества»). Лучше отразить конкретные детали.

Для многих документов, которые нужно составить, не предусмотрено специальных форм. Но они должны иметь обязательные реквизиты, которые указаны в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».