ГЛАВБУХ-ИНФО

Какие документы требуют налоговики

Чтобы подтвердить представительские расходы компании, помимо стандартной «первички» потребуются следующие документы.

Приказ

Прежде всего руководитель компании должен издать приказ, в котором сотруднику будет поручено организовать или провести переговоры. В этом и других документах советуем обозначать цель мероприятия как «установление (или поддержание) сотрудничества». Именно такая формулировка приведена в Налоговом кодексе РФ. См. образец приказа.

Программа официального приема

План встречи лучше закрепить отдельным документом. Кстати, эта бумага нужна не только для налоговиков. Ведь партнерам принято заранее сообщать программу мероприятий. В этой бумаге приведите цели, место, сроки мероприятий, списки делегатов. Назвать документ можно «программой официального приема», «планом представительского мероприятия» и т. п. Главное, его должен обязательно утвердить руководитель компании. См. пример программы официального приема.

Смета расходов

На каждый прием нужно составлять смету расходов. В ней указывают, сколько планируется потратить на мероприятие, с точной разбивкой затрат. Этот документ тоже утверждает генеральный директор.

Отчет о представительских расходах

После деловой встречи сотрудник, ответственный за переговоры, составляет отчет (см. образец этого документа). Контролеры требуют, чтобы в нем были такие данные:

1) цель мероприятий;

2) дата и место переговоров;

3) программа мероприятий (можно сделать ссылку на соответствующий документ);

4) состав приглашенной делегации;

5) участники принимающей стороны;

6) результаты переговоров;

7) сумма расходов на представительские цели.

В списках участников нужно привести не только фамилии, но и должности.

Особое внимание уделите позиции отчета, посвященной результатам переговоров. Инспекторы обычно не соглашаются с расходами, если мероприятия не имели результата. Лучше всего, когда по итогам подписаны договоры. Хотя бы предварительные. В любом случае оптимально составлять по итогам переговоров совместный документ. Например, протокол о намерениях, который ни к чему особо стороны не обязывает.

Другой вариант – сослаться в отчете на предварительные договоренности, которые не подкреплены договорами, но описаны в протоколе. Может быть, участники также обменялись какими-то бумагами (например, планами совместного проекта). Все это нужно зафиксировать в отчете, подкрепить ссылками на документы и приложить их копии. Если же в отчете показать в качестве итогов совсем нечего, а суммы истрачены не слишком большие, расходы лучше не учитывать. Либо судиться с инспекцией, ведь суды не выдвигают таких строгих требований, как инспекторы (постановление ФАС Центрального округа от 27 августа 2009 г. по делу №A482871/08-18).

Расходы в отчете нужно привести в разбивке по видам с указанием конкретных сумм. Разумеется, на все расходы, перечисленные в отчете, должны быть первичные документы (письмо Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675).

Акт для учета расходов

Вместе с отчетом ответственный сотрудник составляет и акт, на основании которого списывают расходы. Подобный документ называют еще исполнительной сметой. В нем приводят дату и место деловой встречи, участников (Ф.И.О., должности) и сумму расходов, которые признаются в качестве представительских, со ссылкой на отчет о проведении официального приема. Акт утверждает глава компании. На основании этого документа бухгалтер может отразить представительские расходы в налоговом учете.

Обратите внимание, что все перечисленные документы нужно составлять на каждый прием или встречу с партнерами.

Положение о представительских расходах

Компаниям, которые часто ведут переговоры с контрагентами, мы рекомендуем составить специальный внутренний документ. Например, положение о представительских расходах. В нем удобно прописать, какие бумаги кто составляет и утверждает. Тогда бухгалтеру будет легче собирать необходимый комплект документов.

В таком внутреннем положении можно установить и внутренние лимиты представительских расходов по их видам. Тогда на основании этих норм будет легко составлять смету расходов. Можно утвердить эти лимиты и отдельным приказом. См. пример этого документа.

Еще один вариант – отразить важные моменты, связанные с представительскими расходами, в учетной политике.

Журнал «Главбух»  №7, апрель 2011