Возможно ли подписать акт вручную и поставить печать? Возможно ли при этом принять к бухгалтерскому и налоговому учету счет-фактуру? Будут ли такие документы являться надлежаще оформленными - ГЛАВБУХ-ИНФО

 

 

Разработка сайта:

Web-студия Интер

Главный редактор:

Ирина Зубова








Возможно ли подписать акт вручную и поставить печать? Возможно ли при этом принять к бухгалтерскому и налоговому учету счет-фактуру? Будут ли такие документы являться надлежаще оформленными Печать E-mail

За участие в торговых процедурах организация внесла ОАО "Единая электронная торговая площадка" (далее - ОАО "ЕЭТП") необходимую плату. ОАО "ЕЭТП" документы о взимании платы за участие в торговых процедурах (акты и счета-фактуры) на бумажном носителе не выставляет, а предлагает получать их в виде электронного документа через Росинвойс (автоматизированная система электронного документооборота ОАО "ЕЭТП"). Обязательное составление акта предусмотрено договором с ОАО "ЕЭТП".
Организация на данный момент располагает только копиями (распечатки на бумажном носителе) первичных электронных документов (акт оказанных услуг и счет-фактура), они подписаны электронной подписью только со стороны ОАО "ЕЭТП". При этом получить оригинал данных документов (информацию в электронной форме) и подписать их ЭЦП со своей стороны организация не имеет технической возможности, так как специалист организации, имевший доступ к данному ресурсу, уволился, действие ключа закончилось.
Возможно ли подписать акт вручную и поставить печать? Возможно ли при этом принять к бухгалтерскому и налоговому учету счет-фактуру? Будут ли такие документы являться надлежаще оформленными?
Распечатанную копию электронного акта оказанных услуг, подписанную "живой" подписью, нельзя признать надлежаще оформленным первичным учетным документом. При таком оформлении высока вероятность предъявления претензий со стороны налоговых органов.
Принятие НДС к вычету на основании копии электронного документа, получить который в оригинале нет возможности, может привести к возникновению спора с налоговыми органами.
Обоснование позиции:
Акт оказанных услуг
Правильное оформление первичных учетных документов имеет значение для целей бухгалтерского учета и налогообложения прибыли.
В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Наличие первичных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, является одним из основных требований к расходам, учитываемым при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Расходы могут быть подтверждены, в частности, документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, письмо Минфина России от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458). При этом понятие "первичные учетные документы", в силу п. 1 ст. 11 НК РФ, определяется в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете.
Законодательством не установлены конкретные документы, оформляемые при оказании услуг. В связи с этим составление акта об оказании услуг не является обязательным. Однако если стороны договора предусмотрели составление акта с целью подтверждения оказанных услуг, то он должен быть оформлен.
Таким образом, документами, подтверждающими затраты на услуги сторонних организаций, могут служить договор и акт оказанных услуг (содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа).
Согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Понятие электронного документа раскрыто в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Отметим, что в настоящее время отсутствуют какие-либо федеральные стандарты, устанавливающие требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, поэтому при использовании электронных подписей необходимо руководствоваться Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ).
В связи с этим, по мнению специалистов Минфина России (письма от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, от 05.05.2015 N 07-01-06/25701), до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 63-ФЗ вид электронной подписи. Смотрите также письмо ФНС России от 17.01.2014 N ПА-4-6/489*(1).
Виды электронных подписей определены ст. 5 Закона N 63-ФЗ. При этом в ст. 6 этого закона указаны условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Таким образом, первичные учетные документы, составленные в электронном виде и заверенные электронной подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, могут использоваться для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли (смотрите также письмо Минфина России от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605).
В соответствии с п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. То есть первичный документ в электронной форме (в рассматриваемой ситуации акт) и является той самой подписываемой информацией, к которой присоединяется электронная подпись.
Из определений, данных в п.п. 5, 7, 9, 10, 11 ст. 2 Закона N 63-ФЗ, вытекает, что электронный документ (первичный документ в электронной форме) представляет собой машинописный код. Электронный документ не существует исключительно в том виде, в котором он отображается на экране монитора, или в том виде, в котором он распечатывается на бумажном носителе, что является лишь наглядным его представлением, читаемым и понятным для пользователя (участника электронного взаимодействия).
Таким образом, электронный документ (предмет или объект электронного документооборота), подписанный электронной подписью, является оригиналом до тех пор, пока он представлен в электронной форме, т.е. содержится на электронном носителе и включает в себя "присоединенную информацию в электронной форме", представляющую саму электронную подпись. С момента распечатки электронного документа, подписанного электронной подписью, распечатанный на бумажном носителе электронный документ в любом случае является копией оригинального электронного документа.
Подтверждением сказанному служит, в частности, письмо ФНС России от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671, в котором отмечено, что действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не содержат ограничений в части использования для оформления фактов хозяйственной жизни самостоятельно разработанных форматов первичных учетных документов (подразумеваются электронные документы). Однако, если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871 со ссылкой на письма Минфина России от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190.
Как мы поняли из вопроса, Ваша организация на данный момент располагает только копией первичного электронного документа (акта оказанных услуг), причем подписанного электронной подписью только со стороны исполнителя. При этом получить оригинал данного документа (информацию в электронной форме) и подписать его ЭЦП со своей стороны она не имеет технической возможности.
Следует отметить, что бухгалтерское законодательство не содержит указаний о применении в целях бухгалтерского учета копий первичных учетных документов. НК РФ также не предусматривает возможности признания расходов на основании не самих документов, а их копий.
По мнению специалистов налоговых органов, факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968).
В то же время чиновники допускают, что в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы, эти расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями отсутствующих документов (письмо Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77, УФНС по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).
Мнение о том, что в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов, признать можно, встречается в арбитражной практике (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А05-3208/2009, ФАС Московского округа от 28.10.2008 N КА-А40/9050-08).
В недавнем постановлении АС Московского округа от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015 рассматривалась ситуация, когда налогоплательщик при налоговой проверке представил инспекции не оригиналы первичных учетных документов (товарные накладные, акты выполненных работ), а выполненные на бумажных носителях факсовые копии данных документов. Инспекция исключила эту сумму из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Судьи, признавая недействительным решение налоговой, указали на необоснованность выводов налогового органа относительно недоказанности заявленных налогоплательщиком расходов, аргументируя свою позицию следующим:
- законодательство о бухгалтерском учете не содержит прямого запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии;
- полученные по факсу первичные документы от контрагентов содержали все обязательные реквизиты, необходимые для осуществления бухгалтерского учета, в связи с чем расходы являются подтвержденными;
- учитывая разъяснения, данные в постановлении Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57, налоговый орган, указывая на представление налогоплательщиком ненадлежащих документов в подтверждение расходов по налогу на прибыль, должен был исчислить налог на прибыль организаций расчетным путем в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ (что не было сделано);
- налоговый орган обладал правом по проведению мероприятий налогового контроля путем истребования документов у контрагентов заявителя в силу п. 1 ст. 93.1 НК РФ, но не воспользовался этим правом.
Аналогично, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 N Ф07-11552/2010 по делу N А52-6490/2009 отмечено, что наличие у налогоплательщика только "факсовых" копий первичных документов, а не их оригиналов, не означает отсутствие у него реальных затрат.
Однако суд может признать неподтвержденными расходы, если в представленных копиях первичных документов отсутствуют обязательные реквизиты (например подписи ответственных лиц) (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.07.2013 N 14АП-1128/13).
С учетом официальных разъяснений и позиции судов полагаем, что распечатанная копия электронного акта оказанных услуг может быть принята к учету при условии, что она заверена в установленном действующим законодательством порядке.
Из п.п. 3.1.23 и 3.1.25 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, следует, что заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость.
При этом считаем, что заверенная копия электронного акта должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе электронные подписи ответственных лиц, поскольку факт оказания услуги подтверждается подписанием акта об оказании услуг как исполнителем, так и заказчиком (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, письмо Управления МНС по г. Москве от 07.09.2004 N 24-11/57756).
Электронный документ, исходя из его природы, не может быть подписан ручным способом (аналогично документ, составленный на бумажном носителе, невозможно подписать электронной подписью). Поэтому, с нашей точки зрения, распечатанную копию электронного акта оказанных услуг, подписанную "живой" подписью, нельзя признать надлежаще оформленным первичным учетным документом. При таком оформлении высока вероятность предъявления претензий со стороны налоговых органов.
При отсутствии технической возможности подписать электронный акт оказанных услуг надлежащим образом (то есть электронной подписью), на наш взгляд, организация может обратиться к контрагенту с просьбой продублировать данный электронный документ документом, составленным на бумажном носителе.
Счет-фактура
На основании п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму НДС, исчисленную в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты.
Вычеты сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав, производятся в порядке, предусмотренном ст. 172 НК РФ.
Налогоплательщик имеет право на вычет "входного" НДС, если одновременно выполняются следующие условия:
- приобретенные товары (работы, услуги) предназначены для осуществления операций, облагаемых НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ);
- товары (работы, услуги) приняты к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ);
- имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура поставщика (в установленных НК РФ случаях - иные документы, подтверждающие фактическую уплату сумм налога (п. 1 ст. 172 НК РФ)).
Таким образом, одним из условий применения налогового вычета по НДС является наличие надлежаще оформленного счета-фактуры поставщика товара (работы, услуги).
В силу абзаца второго п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п. 2 ст. 169 НК РФ).
В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ.
Таким образом, принять предъявленные продавцом суммы НДС к вычету покупатель может на основании счета-фактуры, оформленного надлежащим образом в бумажном либо в электронном виде.
Как мы уже писали выше, распечатка электронного счета-фактуры не является оригиналом счета-фактуры, составленным в электронной форме в терминологии главы 21 НК РФ. Распечатанный на бумажном носителе электронный документ (в том числе счет-фактура) является лишь копией оригинального электронного документа.
Заметим, что положения главы НК РФ не указывают на возможность принятия НДС к вычету на основании копий счетов-фактур, равно как и не содержат прямого запрета на это действие.
Однако Минфин России и налоговые органы признают правомерным применение вычетов по НДС только на основании оригиналов счетов-фактур (письма Минфина России от 13.06.2007 N 03-07-11/160, ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896). В письме ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660 указано, что официальным подтверждением подлинности счета-фактуры являются оригинальные подписи должностных лиц организации-продавца (смотрите также письма МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404, УМНС России по г. Москве от 30.08.2001 N 02-11/39574).
Есть примеры арбитражной практики, в которых присутствует вывод о том, что нормы налогового законодательства не предполагают возможности подтверждения права на вычет по НДС копиями документов при отсутствии их подлинных экземпляров (смотрите, например, постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2014 N 11АП-16169/14, ФАС Волго-Вятского округа от 06.07.2009 по делу N А43-24204/2008-31-810 (определением ВАС РФ от 26.10.2009 N ВАС-13253/09 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора), Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2009 N 15АП-4744/2009, решение Арбитражного суда Свердловской области от 19.10.2010 N А60-25000/2010-С8).
В рассматриваемой ситуации организация не имеет технической возможности получить от контрагента счет-фактуру в электронной форме.
В этом случае, по нашему мнению, с целью избежания налоговых рисков организации необходимо запросить у исполнителя счет-фактуру на бумажном носителе.
С учетом приведенной судебной практики мы полагаем, что принимать НДС к вычету на основании копии электронного документа, получить который в оригинале нет возможности, рискованно.

Ответ подготовил:
аудитор Овчинникова Светлана
Контроль качества ответа:
Королева Елена
13 апреля 2016 г.

────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Ранее Минфин России придерживался мнения, что первичные учетные документы, составленные в электронном виде, могут подтверждать соответствующие расходы для целей налогообложения прибыли при условии их надлежащего подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (например письмо от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43920).

 

addizbr

Подписаться на новости: