Каков порядок оформления накладных (первичных документов в случае отпуска запасов со склада и приемки их на склад) при коллективной материальной ответственности кладовщиков - ГЛАВБУХ-ИНФО

 

 

Разработка сайта:

Web-студия Интер

Главный редактор:

Ирина Зубова








Каков порядок оформления накладных (первичных документов в случае отпуска запасов со склада и приемки их на склад) при коллективной материальной ответственности кладовщиков Печать E-mail

Законодательством РФ не установлен особый порядок оформления первичных учетных документов при введении в организации коллективной (бригадной) материальной ответственности.
Порядок оформления документов на приемку и отпуск запасов на складе устанавливает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Обоснование вывода:
Согласно ст. 245 ТК РФ при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.
Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады).
По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.
Письменные договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности (п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 244 ТК РФ).
Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества (далее - перечень), утвержден постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85. Так, в данный перечень вошли работы по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях.
Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности определяет группу лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за недостачу вверенных им ценностей, например, на складе организации.
Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
При этом все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В частности, к обязательным реквизитам первичных документов отнесены:
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события (п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ);
- подписи вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Для общих случаев законодательством РФ не установлен особый порядок оформления первичных учетных документов при введении в организации коллективной (бригадной) материальной ответственности (в качестве исключения можно привести Приказ Минздрава СССР от 08.01.1988 N 14 "Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений". В нем сказано, что при приемке товаров, доставляемых централизованным путем или в порядке кольцевого завоза, материально ответственные лица на всех экземплярах накладной, возвращаемых шоферу или экспедитору, проставляют штамп или печать аптеки и своей подписью (при коллективной (бригадной) материальной ответственности не менее двух членов бригады) подтверждают факт приемки товаров.
Не установлено особенностей подписи в условиях коллективной ответственности накладных формы ТОРГ-12 и постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, утвердившим эту форму. А, например, в письме ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-15/24227@ представлено мнение ведомства, что обязательность заполнения поля "Грузоотправитель и его адрес" определяется лицом, оформляющим товарную накладную ТОРГ-12 (в том числе в электронном виде), самостоятельно исходя из фактических обстоятельств отдельно взятого факта хозяйственной жизни этого лица. На наш взгляд, исходя из фактических условий работы членов коллектива (бригады) определяются особенности подписания документов.
На основе Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01 (утвержденного приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н) Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания), определяют порядок организации бухгалтерского учета материально-производственных запасов (п. 1 Методических указаний).
На основе Методических указаний организации разрабатывают внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием материально-производственных запасов (далее - МПЗ либо запасы). В указанных документах могут устанавливаться:
- формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению МПЗ и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота;
- перечень должностных лиц подразделений, которым доверено получение и отпуск МПЗ;
- порядок осуществления контроля за обеспечением экономного и рационального расходования (использования) МПЗ в производстве, в обращении, правильным ведением учета, достоверностью отчетов об их расходовании и т.п. (п. 3 Методических указаний).
В соответствии с п. 9 Методических указаний необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются, в частности:
- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);
- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;
- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;
- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений)).
Таким образом, порядок оформления документов (в том числе накладных) на приемку и отпуск запасов на складе устанавливает руководитель организации по представлению должностного лица (например главного бухгалтера), на которое возложено ведение бухгалтерского учета (смотрите также п. 12, а также Раздел 6 "Учет материалов на складах" Методических указаний).
При введении коллективной (бригадной) материальной ответственности среди кладовщиков на складе организации, полагаем, не имеет значения, все члены коллектива (бригады), определенные договором, будут подписывать документы на приемку и (или) отпуск МПЗ либо одно из них (например - лицо, работающее в данной время на складе), поскольку материальную ответственность за недостачу они будут нести вместе. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен будет доказать отсутствие своей вины.
В судебной практике приводятся лишь единичные упоминания определенных обстоятельств дел, связанных с подписанием накладных при наличии коллективной (бригадной) материальной ответственности. Так, в апелляционном определении СК по гражданским делам Верховного суда Республики Марий Эл от 18.09.2012 по делу N 33-1458/2012 судом указано, что сам факт поступления товара ответчиками не отрицается, в связи с чем отсутствие в накладных подписи именно (ФИО) не освобождает их от ответственности при наличии договора о полной коллективной материальной ответственности. В определении СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 02.06.2011 по делу N 33-7679/2011 сказано, что "истец является работодателем и одновременно работником - продавцом торгового зала и так же, как все другие члены бригады, принимает товар по накладным со склада, то есть несет материальную ответственность". В постановлении апелляционной инстанции Арбитражного суда Архангельской области от 23.03.2004 N А05-7216/03-8 обстоятельства дела подтверждались в числе прочего договорами о коллективной материальной ответственности, предоставляющими работникам магазинов полномочия на приемку товара. Аналогично и в решении Киржачского районного суда Владимирской области от 21.02.2012 по делу N 2-161/2012 упомянуто, что в обязанности оператора склада, заключившего договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, входило участие в приемке товара в магазине по количеству и качеству, проверка правильности оприходования товара согласно товарной накладной.
К сведению:
В письме УФНС России по г. Москве от 05.05.2012 N 16-15/040328@ обращено внимание, что форма товарной накладной (форма N ТОРГ-12) и Указания по применению и заполнению этой формы утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. В соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 N 314 Государственный комитет РФ по статистике преобразован в Федеральную службу государственной статистики. По вопросам применения товарной накладной (форма N ТОРГ-12) следует обращаться в Федеральную службу госстатистики. О том, что о порядке заполнения данной формы следует обращаться в Росстат, Минфин России сообщал в письмах от 01.09.2011 N 03-07-11/236, от 09.06.2011 N 03-11-11/147.

Ответ подготовил:
аудитор, член Российской коллегии аудиторов Федорова Лилия
Контроль качества ответа:
аудитор, член МоАП Мельникова Елена
2 сентября 2015 г.

 

addizbr

Подписаться на новости: