Разработка сайта:

Web-студия Интер

Главный редактор:

Ирина Зубова








Первичные документы, подтверждающие командирование персонала Печать E-mail

Согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому для признания расходов организации при отправлении сотрудников в командировки необходимо оформлять приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание.

Словарь кадрового делопроизводства. Обоснованные расходы - экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Документально подтвержденные расходы - затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т.ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

На основании решения работодателя оформляется приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Руководитель командирующей организации определяет цель командировки работника, которая указывается в служебном задании, утверждаемом работодателем.
Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минздравсоцразвития России.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в т.ч. за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
- авансовый отчет  об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Расходы на командировки зависят от целого ряда факторов и состоят из расходов, в частности, на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. При этом местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).
Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица, в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Что касается вопроса о найме такси для проезда командированного сотрудника до аэропорта, а также из аэропорта до гостиницы в месте назначения как на территории Российской Федерации, так и за рубежом, то данный вид расходов не учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Аналогичная позиция по вышеуказанным вопросам изложена в Письме Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138;
- наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами)).
Следует учесть, что поскольку максимальная величина расходов по найму жилья трудовым законодательством не ограничена, то фактическая их величина должна быть утверждена внутренними распорядительными документами фирмы (коллективным договором, положением о командировках, приказами руководителя). Соответственно, суммы расходов по найму жилья, превышающие указанные пределы, включаются в налоговую базу по НДФЛ и облагаются по ставке 13% на основании п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224 НК РФ.

Примечание. Величина расходов командированного сотрудника по найму жилья должна быть утверждена внутренними распорядительными документами организации.

Как правило, документом, на основании которого возмещаются расходы по найму жилого помещения, является счет гостиницы, который, к сожалению, не всегда бывает правильно оформлен (имеется в виду НДС).

Пример. Расходы на оплату услуг гостиниц, на которые заявителем уменьшена налогооблагаемая база по налогу на прибыль, подтверждены последним путем представления документов (кассовых чеков, счетов и др.) с указанием некорректных ИНН, а сведения о гостиницах отсутствуют в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Налоговые органы посчитали, что оплата услуг несуществующим юридическим лицам не может быть признана фактически произведенными расходами, а данные документы - достоверными. Кроме того, из имеющихся в деле документов видно, что указанные в представленных заявителем документах ИНН гостиницам не присваивались, а работники последнего там не проживали.
В связи с этим исходя из положений ст. 252 НК РФ доначисление организации налога на прибыль, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ со стороны налогового органа было произведено правомерно (Постановление ФАС Поволжского округа 25.06.2008 по делу N А65-15766/2007-СА2-9).

С 1 января 2008 г. вступили в силу положения Федерального закона от 24.07.2007 N 216-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации", в соответствии с которыми при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Эту норму подтвердил Минфин России в своем Письме от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30.
В отношении использования ваучеров при подтверждении командировочных расходов можно отметить следующее: в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" оправдательным документом является первичный учетный документ, который должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Таким образом, по нашему мнению, ваучер как первичный учетный документ, выданный сторонней организацией, не может быть принят как оправдательный документ командировочных расходов работника, а именно: суточных за время нахождения в командировке, расходов по проезду к месту назначения и обратно, расходов по найму жилого помещения и др.;
- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.
Суточные оплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в т.ч. за время вынужденной остановки в пути.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при представлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Примечание. Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Пример. Работник добирается до места командировки и обратно к месту постоянной работы самолетом. Время вылета самолета при отправлении в командировку - 20 июля в 0 часов 10 минут, время прибытия самолета при возвращении из командировки - 24 июля в 23 часа 30 минут. Время самолета в пути до аэропорта, расположенного за чертой города, составляет 1,5 часа. Необходимо рассчитать количество дней, за которые работнику полагаются суточные.
Расчет. Общеизвестно, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, чтобы успеть вовремя на регистрацию, работник должен выехать из города не позднее 22 часов 19 июля. Следовательно, в данном случае первым днем командировки является 19 июля. Чтобы после прибытия самолета добраться до города, работнику потребуется 1,5 часа. С учетом времени прибытия самолета в городе работник окажется не ранее 1 часа 25 июля. Значит, последним днем командировки в рассматриваемой ситуации будет 25 июля.

Для расчета суточных по иностранным командировкам необходимо учитывать следующее.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
С 2008 г. суточные освобождаются от налогообложения на доходы физических лиц в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке, об этом сказано в новой редакции абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ: максимальная величина суточных трудовым законодательством не ограничена. Поэтому фактическая величина должна быть утверждена внутренними распорядительными документами фирмы (коллективным договором, положением о командировках, приказами руководителя). Соответственно, суммы суточных, превышающие указанные пределы, включаются в налоговую базу по НДФЛ и облагаются по ставке 13% на основании п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224 НК РФ.
При этом доходы налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату фактического получения доходов (п. 5 ст. 210 НК РФ).
Обратите внимание на то, что внесенные поправки в гл. 23 НК РФ никоим образом не соприкасаются с Трудовым кодексом РФ. Каждый работодатель имеет право определить размер суточных, которые он готов выплачивать своим работникам самостоятельно, поэтому, если работодатель считает, что достаточно работникам платить суточные в размере 500 руб. в день, он так и будет платить 500 руб. - он не обязан платить больше. Эти 500 руб. не будут облагаться НДФЛ, потому что они меньше установленного предела. Если работодатель считает возможным платить суточные в размере 1000 руб. в день, он будет платить 1000 руб., разница - 300 руб. (1000 руб. - 700 руб.) будет облагаться НДФЛ. Изменения коснулись только порядка налогообложения. Право работодателя самостоятельно решать этот вопрос на уровне своих локальных нормативных актов сохранено.
В соответствии с п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются ЕСН любые выплаты в пользу физических лиц, если эти выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.
До 2008 г. суточные, оплаченные в пределах норм и включенные в расходы при налогообложении прибыли, не облагаются ЕСН согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, а сверхнормативные суточные, не учитываемые при исчислении налога на прибыль, не облагались ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ (Письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247).
Поскольку начиная с 2008 г. суточные расходы для целей налогообложения прибыли признаются в полном размере, то налогом они не облагаются согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.
В соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" валюту для загранкомандировки можно приобретать и через обменный пункт;
- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
К таким расходам можно отнести также следующие расходы:
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.

Страхование жизни сотрудников, направленных в командировку

Оформление документов на въезд в отдельные иностранные государства (например, Германия, Австрия, Франция, Испания и США) осуществляется после оплаты обязательной медицинской страховки:
- при приобретении железнодорожных и авиабилетов уплачивается страховой взнос по страхованию пассажиров от несчастных случаев. Страховой полис является приложением к билету;
- в ряде государств ближнего и дальнего зарубежья необходимым условием проживания в гостиницах является оплата страхового взноса, включаемого в счет за проживание в гостинице.

Примечание. При командировании сотрудников за границу следует иметь в виду, что оформление документов на въезд в отдельные иностранные государства, такие, например, как Германия, Австрия, Франция, Испания, США, осуществляется после оплаты обязательной медицинской страховки.

Что касается добровольного страхования пассажиров от несчастных случаев, оформленного отдельным страховым полисом, являющимся приложением к билету, то эти расходы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций, поскольку ст. 263 НК РФ не содержит такого вида страхования.
Пунктом 6 ст. 270 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде взносов на добровольное страхование, кроме взносов, указанных в ст. ст. 255 и 263 НК РФ.
Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
К расходам на оплату труда в целях гл. 25 НК РФ относятся, в частности, суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного страхования, а также суммы платежей (взносов) работодателей по договорам добровольного страхования (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями (негосударственными пенсионными фондами), имеющими лицензии, выданные в соответствии с законодательством РФ, на ведение соответствующих видов деятельности в РФ (п. 16 ст. 255 НК РФ).
В случаях добровольного страхования указанные суммы относятся к расходам на оплату труда по договорам:
- добровольного личного страхования работников, заключаемым на срок не менее одного года, предусматривающим оплату страховщиками медицинских расходов застрахованных работников;
- добровольного личного страхования, заключаемым исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
Учитывая изложенное, при направлении сотрудника организации в командировку за границу расходы в виде страховых платежей по договорам добровольного страхования медицинских расходов граждан, выезжающих за рубеж, сроком менее 1 года на случай наступления несчастного случая/или острого заболевания, повлекших за собой расходы по оказанию медицинской помощи, и/или медикотранспортных расходов не могут быть признаны расходами для целей налогообложения прибыли как расходы на оплату труда.

Арбитражные суды признавали правомерным включение налогоплательщиком в состав командировочных расходов таких затрат, как:
- стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15);
- плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 N Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
Что касается расходов по оплате услуг VIP-зала аэропорта, то у судов на этот счет нет единого мнения. Так, ФАС Уральского округа считает возможным списывать такие расходы в качестве командировочных (Постановление ФАС Уральского округа от 11.05.2006 N Ф09-3490/06-С7). Некоторые суды указывают, что эти затраты можно учесть в составе других расходов, связанных с производством и реализацией (см. Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2006 N Ф04-7102/2006(27676-А67-40), от 14.12.2005 N Ф04-8923/2005(17776-А67-35)).
А по мнению ФАС Поволжского округа, стоимость услуг VIP-зала аэропорта в расходах не учитывается вовсе (Постановление от 05.06.2007 N А12-18805/06).
В подтверждение этой точки зрения также приведем случай из арбитражной практики. В Постановлении от 02.02.2005 N А56-17467/04 ФАС Северо-Западного округа признал правомерным включение налогоплательщиком в состав командировочных расходов затрат на оплату услуг такси, так как организация сумела подтвердить связь этих затрат со своей производственной деятельностью, представив счета с указанием в них уплаченных за проезд на такси денежных сумм, пунктов назначения и времени оказания услуг.
В случае возникновения споров с налоговой инспекцией по данному вопросу организация может использовать следующие аргументы:
- график работы командированного сотрудника может быть настолько плотным, что, ожидая общественный транспорт, в движении которого возможны сбои, он может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу);
- так как движение общественного транспорта не круглосуточное, то возможны ситуации, когда добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно.

 

Теги: оплата, командировочные, суточные, расчет, возврат, отьезд, работник, гостиница, расходы, иностранные,служебное задание, приказ

 

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 5

 

 

 

addizbr

Подписаться на новости: